導入事例 – 豊田市様

「私たちは「行かない、書かない、待たない」市役所を目指しています。すべての市民がデジタルチャネルを通じて行政手続きを完了できるよう目指しています。その実現のためには、簡素化・自動化できるプロセスは確実にそうする必要があります」と、豊田市様システムインフラ担当のマネージャーである桑名亮佑氏は説明します。

「NSSの導入により、運用負荷が大幅に軽減され、より重要な施策に注力できるようになりました。」

世界的なコスト上昇や急速に進化するデジタル環境を背景に、豊田市様は拡大する業務範囲に対応するため、ITソリューションの見直しを行う必要がありました。

「NSSは、当市のデータ管理および権限管理のニーズをすべて満たすことができる唯一のソリューションでした」と桑名氏は述べています。
「現在の要件だけでなく、将来のニーズにも対応できる柔軟なプラットフォームが必要でした。」

豊田市様がNSSを導入した主な理由は次のとおりです。

• ストレージコストの削減
  データ量が増え続けるにつれて、必要なストレージ容量や関連コストも増大します。データが増加する要因を把握し、不必要なデータの蓄積を防ぐことは、長期的なストレージ費用を抑制するうえで不可欠です。
• IT部門およびユーザー双方の運用負荷を軽減
  ユーザからの問い合わせ対応に費やす間は、より重要な業務に対応できなくなります。また、ユーザがファイルアクセスの問題を解決できない場合、ユーザの業務が停滞してしまいます。NSSは、より適切なファイルデータ管理とセルフサービスポータルを提供することで、問題解決までの時間を短縮し、IT部門の負担を軽減します。
• 機密データの保護
  自治体は多くの個人情報や機密情報を取り扱っています。これらのデータにアクセスできるのが認可された担当者のみに限定されていることを確実にすることは、情報漏えいを防ぎ、市民からの信頼を維持するうえで極めて重要です。

NSSによる運用効率の向上

NSSの導入効果はすぐに実感されました。

「以前は、ユーザに未使用データの削除を依頼しても、そのデータがどこに保存されているのか分からないことがよくありました。私たちはそのデータを見つけるための独自ツールを開発しましたが、多くの手作業が必要で、非常に時間のかかるツールでした」と桑名氏は説明します。

NSSは、検出したROTデータ（Redundant：冗長、Obsolete：陳腐化、Trivial：不要）に対して、関連するコンテキスト情報を提供します。

「NSSを使えば、そのデータがどこにあるのかだけでなく、どのユーザのファイルなのかも特定できます」と、NSS運用チームメンバーの伊藤紘子氏は述べています。
「例えば、異常に容量が大きく、かつ未使用のファイルを特定した場合、そのファイルの責任者にすぐ連絡することができます」と続けます。
「これにより、以前よりもはるかに迅速かつ効率的にユーザを支援できるようになりました。」

NSSの分析機能とクォータ管理を組み合わせることは、運用効率向上の大きな推進力となっています。

「NSSを導入する前は、各部門からクォータ（容量）の増加申請があると、ほとんど承認せざるを得ませんでした」と伊藤氏は説明します。
「しかし現在では、NSSで詳細な利用状況を把握できるため、本当にクォータの増加が必要なのか、それともROTデータが不要に容量を占有しているだけなのかを判断できるようになりました。」

不正なデータアクセスの防止

多くの市民が豊田市様のデジタルサービスを利用していることから、デジタル資産の保護はIT部門のデジタル戦略の中核となっています。NSSは、集中型の権限管理ソリューションとして、この取り組みを支援します。

「権限設定が誤って行われるケースがあり、場合によっては正規のユーザが自分のデータにアクセスできなくなることもありました」と桑名氏は説明します。

NSSの導入により、豊田市様での権限関連作業にかかる時間は大幅に短縮、セキュリティと運用効率の両方が向上しています。

今後の展望

デジタル環境は急速に進化し続けています。公共サービスの提供者として、豊田市様は現行のデータ管理のベストプラクティスに従うとともに、将来の課題にも備えています。

「NSSを活用してROTデータをさらに削減するため、すでにいくつかの作業を計画しています」と伊藤氏は述べています。

「NSSの機能を活用して、機密データや個人情報を見つけ、管理し、安全に保護することの価値を、私たちは明確に実感しています。今後は情報のライフサイクル全体を管理するアプローチに移行していく予定であり、その過程においてNSSは重要な役割を果たすことができます。」