ファイルサービスが確実に効率的かつ適切に利用されるようにするためには、ファイルサービスの利用状況を理解し、コントロールする能力を持つことが必要です。
「一元的ファイル・サービス・マネジメント」のソリューション・エリアでは、ファイルサービスの使用状況を完全に把握する能力を提供します。そこでは容量割り当て（クォータ）およびコンテンツ制御（ファイルブロック）ポリシーを確立し、またその自動化が可能になり、さらに特定のファイルレベルの分析ができるようになります。
解決できる課題
| ファイルサービスの継続的な改善のための意思決定サポート。 例えば予算設計、サービス設計、インフラ選択、投資優先順位付等。 |
| 余分・不要・重要ではないデータ（ROT）を削除することによる、リスクとコストを削減する機会の特定。 |
| グループ、プロジェクト、個人ユーザ毎にストレージ容量を割り当てる能力。（クォータ） |
| 特定の場所にどのファイルタイプが格納可能かについてのポリシーを実行する能力。（ファイルブロック） |
鍵となる機能
| 容量制限（クォータ）とその通知 共有フォルダ、その配下のフォルダ、またはユーザのアカウント毎にクォータをかけることができます。このクォータは、ファイルシステムのどの階層でも設定できます。そして、容量制限の閾値に達した時に、管理者や該当するユーザに対して自動的なメール通知もできます。 |
| ファイルブロック 特定のフォルダに対し、特定のファイルタイプおよび拡張子の書き込みを禁止する機能を提供します。例えばデータベースのバックアップ、メールのアーカイブ、メディアファイルなどを保存できないように設定できます。 |
機能例
| SMB / CIFSファイルシステム、NFSエクスポート、SharePoint、OneDrive for Business、Azureなど、非構造化データ環境にわたるファイルサービスの使用を全面的に分析する。 |
| データ・スチュワードシップ・フレームワーク（Data Stewardship Framework）ソリューション・エリアを利用すれば、組織の各部門がどのようにファイルサービスを使用しているか理解できる。 |
| 部門や、ユーザ、またはフォルダ（ボリュームのシェア、SharePointサイト、OneDriveなど）毎に、ハイレベルでのサマリーや深い分析を行う。 |
| 2年以上アクセスされていないファイルや、ある共有フォルダ内でドメインに存在しないユーザアカウントが所有する全てのファイルなど、特定のメタデータパラメータに一致するファイルの一覧を収集する。 |
| 重複ファイルをバイナリレベルでの確認、または名前とサイズが一致することだけのレベルでの比較が確認できる。 |
| 複数のユーザ（5人まで）が分析結果のウェブポータルにアクセスして作業が可能になるためのアクセスルールが設定できる。 ウェブポータルで見れる情報や解析結果と、使える機能の範囲を正確にコントロールする。 |
| ユーザの個人フォルダと共有フォルダに、容量を割り当て、過度の利用を防止する（ハードクォータ）。 |
| 容量閾値近づき、または超過時点にユーザや管理者への通知で、ファイルサービスの利用を指導（ソフトクォータ）。 |
| レポート内のファイルをNSS内でタグ付け（例えば「削除」、「アーカイブ」など）して、実行前にタグ付けられた理由を求め、または管理者の許可を求めることができる。 |
| 統合アクションを使用して、レポート内のファイルを直接管理し、実行前に意図したアクションおよび/またはマネージャのサインオフの理由を要求します。 |
| ファイルサービスの使用に関する情報を、職員の退職・転職、5S活動、電子証拠開示制度、ILG構想などのワークフローに統合する。 |
| 容量割り当てポリシーを、職員の入社の時などの標準的な作業に統合する。 |
| ITSMソリューションと統合して、容量割り当てレベルの変更を管理するためのワークフローを確立する。 これらを内部のSLAに合わせる。 |
