実際に組織の中でその非構造化データを作成して使用しているユーザだけが、そのデータの重要性を認識しています。
組織内のIT管理部、情報ガバナンス部、情報セキュリティ部などは、ファイルサービスがどう使用されるべきかについての十分な知識があります。 Northernの一元的ファイル・サービス・マネジメント（Centralized File Service Management ）のソリューション・エリアを利用すると、現実にどのようにファイルサービスが使用されているかを把握できます。 しかし、実際の使用状況を、意図する状況に合うようにし、またその状態を長期にわたって維持するためには、データの作成者とユーザにデータの整理整頓をしてもらう必要があります。
「分散型データ・マネジメント」のソリューション・エリアでは、組織の中で様々な部門やユーザから、ファイルサービスの使用状況に関する情報をセルフサービスのポータルでアクセスしたり、データの保管ポリシーに従っているかどうかを確認した上で修正したりできます。 そうすることで、自分たちが作成し、使用するデータを効率的に利用できます。
解決できる課題
| ファイルサービスを使用する人に、適切に使用する責任を与える。 |
| データ管理者、情報セキュリティ、ILMなどが規定するポリシーへの順守を改善するために、データ・スチュワードによる効率的で目標を絞った行動の促進。 |
| 容量割り当て（クォータ）のしきい値に達した時に、自動的にデータ整理整頓の推奨事項をユーザまで提供。そうすることでハードクォータ制限によって発生するストレージ管理者への連絡やユーザの不満を軽減。 |
鍵となる機能
| 全職員にセルフサービスポータルへのアクセスを提供 無制限のユーザ数に、セルフサービスポータルへのアクセスを提供できます。 |
| クォータ通知内にセルフサービスポータルのリンクを表記 容量制限（クォータ）の閾値に達した時に自動で送られる通知に、セルフサービスポータルのリンクを表記し、ユーザを誘導してデータの整理整頓を促します。それによってユーザが自分自身のデータ成長率をコントロールできるようになります。 |
機能例
| SMB / CIFSファイルシステム、NFSエクスポート、SharePoint、OneDrive for Business、Azureなど、非構造化データ環境にわたるファイルサービスの使用を全面的に分析する。 |
| データ・スチュワードシップ・フレームワーク（Data Stewardship Framework） ソリューション・エリアで確立されたデータ所有権の階層構造を利用し、ユーザまたはグループの「アクセスルール」を作成。 |
| どのユーザやグループが、どのフォルダに対する解析情報がセルフサービスポータル内に表示できるかを、アクセスルールによって設定できる。 |
| 自動的にファイルシステムのアクセス権を同期するか、外部システムとの統合により、アクセスルールを手動で作成する |
| 表示される情報（パスとサイト）の幅をコントロールすることに加えて、情報の深さもコントロールするともできる。例えば、一般ユーザがファイルリスト、データが生成しているコストまたは履歴傾向情報などを参照できるようにするかどうかなど。 |
| Windows認証を使用し、ユーザが新しいログイン名とパスワードを作成する必要なく、セキュリティが確保される。 |
| 「ビュープロファイル」の設定によって、使用状況の概要だけ、または細かいファイルリストのダッシュボードをどのユーザにも提供できる。それぞれの役割の特定のニーズに合わせて表示が可能であり、効率的な行動の達成を促す。 |
| ダッシュボード、サマリーまたファイルリストの提供は、一部の人だけ、もしくはすべてのユーザを対象にして作成・カスタマイズが可能。 |
| パスラベルについては、IT部門以外の従業員でも容易に認識して理解できる言語で、さまざまなフォルダを一覧表示する機能を提供する。 |
| 英語、スペイン語、フランス語、および日本語の翻訳が含まれているインターフェイス – 表示言語はブラウザの設定によって自動的に反映される。 |
| セルフサービスポータルへのリンクを含む容量割り当て（クォータ）通知を調整する – ユーザがヘルプデスクに問い合わせることなく、ファイルサービスの過剰使用を解決できるようにする 。 |
| マニュアル化されたAPIとオープン・データベース・スキーマ（MS SQL）によって、他のソフトウェアやツールおよびITSMワークフローにもNSSで収集されたファイルサービス使用情報を組み込むことができる。 |
