Seuls les utilisateurs créant et utilisant les données non-structurées des entreprises connaissent l’importance de ces données et leur contenu.
Les fonctions informatiques au sein d’une organisation (telles que l’administration du stockage, la protection des données etc…) possèdent une connaissance en profondeur de la façon dont le service de fichiers devrait être utilisé. A travers le périmètre fonctionnel de Northern Gestion Centralisée des Services de Fichiers (CFSM en anglais), elles peuvent avoir un aperçu de comment il est réellement utilisé. Mais, pour faire correspondre l’utilisation réelle et l’utilisation désirée et maintenir ceci au fil du temps, les créateurs et les utilisateurs des données doivent être recrutés pour en faciliter la gestion.
Besoins satisfaits
| Confier la responsabilité de l’utilisation du service de fichiers à ceux qui l’utilisent. |
| Faciliter une action efficace et ciblée des gestionnaires des données (Data Stewards) de façon à améliorer le respect des politiques mises en place par la protection des données, la gouvernance des données … |
| Fournir régulièrement des recommandations pour garder des données rangées lorsque les seuils des quotas (allocation de stockage) sont atteints. Ceci permet de réduire les appels à l’assistance et la frustration des utilisateurs générés par les limites des quotas strictes. |
Fonctionnalités principales
Les fonctionnalités suivantes ne sont disponibles que dans le périmètre fonctionnel «Gestion Distribuée des Données » (DDM) :
| Accès à l’interface libre-service (Console) pour tous les employés Il n’y a pas de limite en ce qui concerne le nombre de personnes pouvant accéder, en libre-service, à l’interface de gestion des données. |
| Lien à la Console dans les notifications de quotas Les utilisateurs sont guidés de manière automatique à la Console et des recommandations pour garder des données rangées sont fournies lorsque les seuils des quotas sont atteints, responsabilisant ainsi les utilisateurs dans la régulation de la croissance de leurs données. |
Exemples d’utilisation
| Analyse de l’utilisation du service de fichiers à travers l’environnement complet des données non-structurées (Sharepoint, OneDrive for Business…). |
| Utilisation de la structure hiérarchique des propriétaires des données établie par le périmètre fonctionnel Cadre de Gestion des Données pour créer des « Règles d’accès » pour les utilisateurs ou groupes. |
| Utilisation des Règles d’Accès pour déterminer les chemins que les différents utilisateurs/groupes seront autorisés à voir dans la Console. |
| Création manuelle des Règles d’Accès en simulant les permissions du système de fichiers ou par l’intégration de systèmes externes. |
| En plus de contrôler l’étendue de l’information affichée (chemins et sites), la couche d’information peut aussi être gérée (si les utilisateurs sont autorisés à voir les listes de fichiers, les coûts ou les informations sur les tendances historiques..) |
| Utilisation de l’authentification Windows pour assurer la sécurité sans que l’utilisateur n’ait besoin de créer un nouveau nom d’utilisateur et un mot de passe. |
| Les Profils de Visualisation permettent la personnalisation des tableaux de bords en fonction des différents besoins ou des groupes spécifiques. |
| La possibilité de créer ou de personnaliser des tableaux de bord ou des listes de fichiers peut être donnée à tous les utilisateurs ou seulement à une partie. |
| Les tags de chemins offrent la possibilité de lister les différents référentiels de données dans un langage compréhensible et facilement reconnaissable par le personnel non spécialisé dans l’informatique. |
| L’interface est traduite dans les langues suivantes : français, anglais, japonais, espagnol, suédois. La langue affichée sera celle de votre moteur de recherche. |
| L’inclusion d’un lien vers la Console NSS lors de l’atteinte des seuils désignés par les quotas permet aux utilisateurs de résoudre leurs problèmes de sur-utilisation du service de fichiers sans contacter d’assistance. |
| Des programmes d’application documentés ainsi qu’un schéma de base de données ouvert ( MS SQL) offre des opportunités d’intégration. |
