La capacité d’une équipe centrale à comprendre et contrôler l’utilisation du système de fichiers est essentielle s’il faut assurer une utilisation efficace et appropriée du service de fichiers.
Le périmètre fonctionnel Gestion Centralisée des Services de Fichiers (CFSM en anglais) fournit une visibilité totale de l’utilisation du service de fichiers. Il autorise les politiques de quotas et de contrôle de contenu (par exemple blocage de fichiers) à être établies et automatisées et il permet de réaliser des analyses détaillées du système de fichiers.
Besoins satisfaits
| Aide à la décision concernant l’amélioration du système de fichiers (défense du budget, conception du service, priorisation des investissements…) |
| Identification des opportunités pour réduire le risque et le coût des données redondantes, obsolètes et triviales (ROT). |
| Capacité d’allouer une capacité de stockage à des groupes, projets et utilisateurs individuels. |
| Capacité de renforcer les politiques visant à ranger certains types de fichiers dans des emplacements spécifiques. |
Fonctionnalités principales
Les fonctionnalités suivantes ne sont disponibles que pour le périmètre fonctionnel Gestion Centralisée des Services de Fichiers (CFSM):
| Quotas avec notifications Configuration de quotas flexibles ou stricts sur des dossiers partagés, sous-dossiers ou comptes d’utilisateurs contrôlant le volume de données pouvant être ajouté à un chemin ou stocké par les utilisateurs. Des notifications pour les utilisateurs/administrateurs peuvent être envoyées lorsque les seuils prédéfinis sont atteints. |
| Blocage de certains types de fichiers Possibilité d’empêcher l’enregistrement de certains types de fichiers à certains emplacements. Interdiction de la sauvegarde du stockage de base de données, d’archives d’emails, de fichiers média etc… |
Exemples d’utilisation
| Analyser l’utilisation du service de fichiers à travers l’environnement complet des données non-structurées (Sharepoint, OneDrive for Business…) |
| Utiliser les avantages du périmètre fonctionnel Cadre de Gestion de Données (DSF) pour comprendre comment les différentes parties de l’organisation utilisent le service de fichiers. |
| Travailler avec des récapitulatifs haut niveau ou des analyses plus profondes au niveau du département, de l’utilisateur ou du référentiel de données (dossiers partagés, Sharepoint, OneDrive…). |
| Récupérer les listes de fichiers correspondant à des paramètres de métadonnées spécifiques (par exemple : fichiers PST qui n’ont pas été accédés dans les 30 derniers jours ou tous les fichiers appartenant aux utilisateurs qui ont quitté de l’entreprise etc…). |
| Etablir les niveaux de duplication de fichiers via une analyse des métadonnées ou travailler avec des listes de duplicatas binaires qui se correspondent via une comparaison de leur contenu. |
| Configurer les règles d’accès qui autorisent jusqu’à cinq utilisateurs à avoir accès aux analyses. Contrôler de façon précise le type et la quantité d’informations auxquels ils peuvent avoir accès. |
| Concevoir et déployer des politiques permettant d’allouer de l’espace aux dossiers personnels mais aussi partagés (quotas stricts). |
| Utiliser une allocation flexible avec des notifications pour faciliter l’utilisation du service de fichiers (quotas flexibles). |
| Appliquer une allocation stricte pour prévenir une utilisation excessive ou pour provoquer un changement dans le service de fichiers livré. |
| Prendre des décisions sur les fichiers directement à partir des rapports en utilisant les actions intégrées. Possibilité de forcer l’enregistrement d’une raison pour la traçabilité. |
| Intégrer les informations concernant l’utilisation du système de fichiers dans les flux de travail tels que : Départ utilisateur, Evènements 6 sigmas, e-découverte, Gouvernance des données, etc… |
| Intégrer les politiques d’allocation du stockage dans les processus d’automatisation classiques tels que le provisionnement d’utilisateur. |
| Intégrer les solutions ITSM afin d’établir les flux de travail pour gérer les changements au niveau de l’allocation. Aligner ceci avec les SLA internes. |
