あなたのチームメンバーが残したファイルの活用に苦労していますか？
同僚や部下が作成して使用したファイルについて、彼らがチームを離れると、そのファイルについての知識も失うことになります。 そのような孤立したファイルは、ほとんどの場合無視され、職員が出入りするにつれて蓄積されます。 この戦略では、共有ストレージが混乱し、貴重なデータが失われ、重複してしまうことになります。
ユーザが、チームや部門から移行する前にファイルをレビューし、整理することで、価値が守られます。 つまり、チームが将来取り組むことになるであろう作業を簡単に組み込むことができるということです。 さらに、元の同僚や部下が作成して使用したファイルを見直すことができれば、彼らが離職した後も貴重な可視化を得て、潜在的な価値を特定することができます。
Northern’s Solution
ユーザの離脱は、そのユーザが作成した情報のライフサイクルにおける重要なマイルストーンです。 ファイルのうち、いくつかは削除する必要があり、一部は再配置され、ファイルの所有権を別のユーザなどに移転する必要があります。
Northernの 分散型データマネジメント（Distributed Data Management）の ソリューション・エリアでは、ユーザ自身が自分が離脱完了前に、および/またはユーザのマネージャーまたは関連するデータ・スチュワードの両方が、退出したユーザに属するファイルを確認して処理することができます。 サマリーとフィルタリングされたファイルリストを使用して、セルフサービスポータルでは、これらのデータ管理活動が効率的かつ正確に実行されます。
Benefits
ユーザが作成したデータは、組織の発展を促進する知的財産、戦略、研究およびアイデアを表しています。ユーザが別チーム/別部門に異動したときにユーザのファイルの価値が失われないように保証するワークフローを実装すると、大きなメリットがあります。
| 残りのグループメンバーは、混乱したファイル共有や中断された共有で隠れている、または失われたドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを再作成することを強制されません。 |
| 重要なファイルが正しく配置され、適切な名前が付けられていると、チームの敏捷性が向上します。関連する進行中の活動において迅速に識別して使用することができます。 |
| ファイルの所有者がグループを離れると、ファイルの重要性が非常にはやく低下する可能性があります。ユーザの異動の直前または直後にこのデータセットを操作することで、非常に簡単に細かい決定を行うことができます。タスクが長く放置されてしまうと、機密性の高いデータと制限されたデータがどんどん蓄積され、潜在的なリスクが高まります。 |
お客様事例
45%のデータがADに既にないアカウントの所有者であることが判明
あるお客様の環境では、Northernの調査によって45%ものデータがADに存在しないアカウントが所有していることが判明しました。活用できるデータであれば適切な所有者に移し、不要なデータであればアーカイブ・削除を検討することをお勧めします。
そのデータが必要かどうかの判断は、本来作成者・所有者がすべきですが、およそのケースで、そのデータは放置されています。もしそのデータが何らかのリスクにさらされていたらどうなるでしょうか。まずは組織内にどのくらいの所有者が存在しないデータがあるか確認してみませんか？
