データのライフサイクルには3つの重要なイベントがあります。 作成、使用、および削除です。 それ以外のデータは保管するだけでリスクがともないます。そこでデータの5S活動、整理整頓が必要となってきます。
そもそも多くの組織は、構造化されたデータおよび紙での記録のみにILMプロセスを適用しています。 構造化されていないファイルサービスは、そのオープンな性質のゆえに、コンテンツのダイナミズムが脅かされています。
非構造化データには、一貫した論理フレームワークが適用できます。 データを作成し、使用しているユーザや組織単位によるプロアクティブなデータ管理が鍵となります。 ファイルの分類や、ファイルの重複削除などの情報ライフサイクル管理プロセスを、ビジネスユーザに適用することにより、組織はILMのプラクティスを非構造化データフットプリントにマッピングできます。
ライフサイクルのどこにデータがあるのかを理解することで、コンプライアンス、保護、価値の実現を改善します。
理解したあとは実践です。よく職場環境などで使われる５S活動を保持しているデータにも考え方を適用してみましょう。不要なデータをそのまま保持していませんか？どんなデータが不要なのかは作成した本人や利用している人しかわかりません。ベストな方法は本人に整理整頓をさせることです。
一元的ファイルサービス・マネジメント（Centralized File Service Management）と 分散型データ・マネジメント（Distributed Data Management）のソリューション・エリアで、ライフサイクルを通じてデータを管理する方法をご紹介します。
| CDO: データの価値は時間によって変わります。ファイルのライフサイクルのどこにあるのかをより正確に把握することができれば、その価値をよりよく顕すことができます。 |
| データコンプライアンス: ライフサイクルを通じてデータのプロアクティブな管理を促進するための組織文化を適用すると、データのコンプライアンスが向上します。 |
| データガバナンス: データ管理を理解し、効率的に責任を負うことができるユーザは、データの品質も保証できます。 |
| ILM: データの内容や目的から遠い別の組織機能によって受身的に管理するのではなく、完全に組織の業務慣行に統合されたワークフローで、関係するステークホルダーが細かいレベルまで効率的にデータを管理できます。 Read More |
| IT 管理: 組織のデータ通るライフサイクルのステージと、それぞれの段階にある現在のデータの量を明確に理解することで、より効率的なファイルサービスデザインが可能になります。 |
| ビジネスユーザ: 現在のポジションから異動した同僚または部下は、そのデータのライフサイクルの最後まで対応できません。関連する孤立したデータは、進行中のアクティビティに再組み込みできます。これは、無視されるのではなく、価値が認識されるということです。Read More |
