放棄された共有フォルダ

放棄された共有フォルダの特定と削除

未使用のまま、さらに法的に保持の対象ではなくなったデータを保存しておくメリットはありません。それどころか不要なコストとリスクをかけることになります。 Northernは、破棄され、陳腐化した不要なデータで占められている共有フォルダを、簡単にデータ識別して削除できます。

Northern Software Solution (NSS)は、これらの共有フォルダを特定し、それらを簡単に削除できるようなプロセスを提供できます。 Northernは、地理的に離れた地域全体で、複数のプラットフォーム(従来のオンプレミスファイルストレージ、クラウドやExchange Onlineなど)を含む、非常に大規模なデータフットプリントを解析できます。

未使用のファイルのみ含むファイル共有を削除すると、以下のメリットが得られます。

  • 情報とインフラストラクチャのセキュリティ向上
  • 規制上のリスクにさらされる可能性の軽減
  • 既に売却された事業に関するデータの保持によるリスクを軽減
  • 社内ルールへの準拠を改善
  • コストの削減、リソースの使用効率の向上
  • マイグレーションとトランスフォーメーションの取り組みの複雑さを軽減

Northernは現在、このようなソリューションを、いくつかの世界トップクラスの組織に提供し、これらの価値実現を可能にしています。 お客様の環境で構成をスケジュールするには、アカウントマネージャまたはプロフェッショナルサービス にお問い合わせください。

このユースケースの詳細(解決方法、その効果、実施方法など)については下記に説明いたします。ご興味を持った方はぜひお読みになってください。


現状

共有フォルダは特定の理由から作成されるものの、時間の経過とともに、本来の目的が変わっている場合があります。それに伴い、共有フォルダ内の一部のデータがもう使用されなくなったり、不要になっていても、そのまま放置されていることが多いです。

問題

  • 情報漏洩、風評被害などのリスクが上昇
    • 不要な共有フォルダには、以下のような情報が含まれる可能性がある
      • 組織のITインフラ・セキュリティを物理的に損なうような情報(図面、アクセス情報など)
      • コンプライアンスの問題を顕在化する情報(会社のポリシーに違反するファイル、保持制限のある記録など)
      • 損害賠償請求の根拠となりうる情報(売却事業に属するファイルなど)
      • 組織評判を損なう可能性がある情報(機密情報を含むファイルなど)
  • IT予算の無駄遣い
    • 不要な共有フォルダを処理するには、以下のような余分なコストがかかる
      • 余計なデータのバックアップにかかるストレージコスト
      • データの移行時(オンプレおよびクラウド上)に、本来不要な手間と追加コスト

解決・改善方法

  • 共有フォルダが未使用でさらに不要であるとする基準決定
  • 大規模ファイルシステム全体で、これらの未使用の共有フォルダを識別する
  • 関係者に提示して、さらに必ず彼らがこれらのフォルダを見直すよう行動させる
  • 定期的な見直しと都度軽減していくようなプロセスの作成

Northernでは、NSSを利用してこれらの不要なデータを発見し、整理が可能になります。

想定されるNorthern効果

このソリューションの実施はお客様の最低限の努力で実施でき、以下の効果が想定されます。

  • ファイルサービスの使用効率を改善して、コストを削減
  • ストレージリプレース時の手間とコストを削減
  • セキュリティの強化
    • 物理的セキュリティと同じく、ITセキュリティを損なう可能性のある情報を削除することにより、セキュリティを強化アップ
  • コンプライアンスの改善
    • 記録の保存ポリシーをどう履行するかについて改善
    • 不要な情報を削除することにより、コンプライアンスポリシーの基準を引き続き満たしていく
  • 風評被害および損害賠償請求のリスクを低減
    • 未だに悪用される可能性がある不要な機密情報を削除
    • 売却された企業に属したファイルの削除で、リスクを低減

実施方法

以下の図面にはNSSを使用して、「放棄された共有フォルダの特定と削除」のワークフローを表示いたします。

  1. NSSはファイルシステムをスキャンし、使用されていない共有フォルダをピックアップし、その結果をSQLデータベースに保存します。
  2. スキャンが終われば、IT管理者に通知が送られます。
  3. IT管理者がNSSコンソールにログインし、 スキャン結果を確認します。
  4. 不要なデータをインタフェースから直接移動させたり、削除したりできます。

KPI・KRIも導入

条件にマッチした使用容量とファイル数の追跡機能がパッケージに含まれます。これらはKPI・KRIとして使用し、しきい値が超えるとメール通知が自動的に送られるなど設定することが可能です。さらに、時間と共に効果を比較することができます。

実施の項目

以下のテーブルでは、目的を満たすために行う項目、各項目にかかる目安時間と担当する者が書いてあります。

項目 かかる時間 担当
1 スキャン設定の設置 0.5時間 Northern
2 スキャンの実行とその結果確認 異なる* 自動
3  不要なフォルダの定義を付ける 1~4時間 お客様とNorthern
4 アーカイブするファイルの隔離場所を設定** 1~4時間 お客様とNorthern
5 不要なファイルの削除や移動 1~2時間 お客様
6 アーカイブや削除したデータの量を図り、業績評価を行う 1時間 Northern
* 1秒毎に約2000ファイルがスキャンされます。1億ファイルがある環境では約14時間がかかります。
** アーカイブ機能をご使用するお客様のみです。

実施要件

コンポーネント 要件
NSS バージョン9.91以降
SQLデータベース SQL Server 2012以降
ソリューションエリア 一元的ファイル・サービス・マネジメント(CFSM)

次のステップ

こちらのソリューションをご希望のお客様はアカウントマネージャまたはプロフェッショナルサービスチームにお問い合わせください。