放棄された共有フォルダ

放棄された共有フォルダの特定と削除

未使用のまま、さらに法的に保持の対象ではなくなったデータを保存しておくメリットはありません。それどころか不要なコストとリスクをかけることになります。 Northernは、破棄され、陳腐化した不要なデータで占められている共有フォルダを、簡単にデータ識別して削除できます。

Northern Software Solution （NSS）は、これらの共有フォルダを特定し、それらを簡単に削除できるようなプロセスを提供できます。 Northernは、地理的に離れた地域全体で、複数のプラットフォーム（従来のオンプレミスファイルストレージ、クラウドやExchange Onlineなど）を含む、非常に大規模なデータフットプリントを解析できます。

未使用のファイルのみ含むファイル共有を削除すると、以下のメリットが得られます。

• 情報とインフラストラクチャのセキュリティ向上
• 規制上のリスクにさらされる可能性の軽減
• 既に売却された事業に関するデータの保持によるリスクを軽減
• 社内ルールへの準拠を改善
• コストの削減、リソースの使用効率の向上
• マイグレーションとトランスフォーメーションの取り組みの複雑さを軽減

Northernは現在、このようなソリューションを、いくつかの世界トップクラスの組織に提供し、これらの価値実現を可能にしています。 お客様の環境で構成をスケジュールするには、アカウントマネージャまたはプロフェッショナルサービス にお問い合わせください。

お客様ユースケース・実績の一例

約半数の共有フォルダに所有者がいないことが判明

共有フォルダの責任所在などが明確でない場合、万一情報漏洩や何ががあった場合に大きな責任問題につながることも考えられます。そのような芽はなるべくはやく摘んでおくに限ります。

このユースケースの詳細（解決方法、その効果、実施方法など）については下記に説明いたします。ご興味を持った方はぜひお読みになってください。

現状

共有フォルダは特定の理由から作成されるものの、時間の経過とともに、本来の目的が変わっている場合があります。それに伴い、共有フォルダ内の一部のデータがもう使用されなくなったり、不要になっていても、そのまま放置されていることが多いです。

問題

• 情報漏洩、風評被害などのリスクが上昇
  • 不要な共有フォルダには、以下のような情報が含まれる可能性がある
    • 組織のITインフラ・セキュリティを物理的に損なうような情報（図面、アクセス情報など）
    • コンプライアンスの問題を顕在化する情報（会社のポリシーに違反するファイル、保持制限のある記録など）
    • 損害賠償請求の根拠となりうる情報（売却事業に属するファイルなど）
    • 組織評判を損なう可能性がある情報（機密情報を含むファイルなど）
• IT予算の無駄遣い
  • 不要な共有フォルダを処理するには、以下のような余分なコストがかかる
    • 余計なデータのバックアップにかかるストレージコスト
    • データの移行時（オンプレおよびクラウド上）に、本来不要な手間と追加コスト

解決・改善方法

• 共有フォルダが未使用でさらに不要であるとする基準決定
• 大規模ファイルシステム全体で、これらの未使用の共有フォルダを識別する
• 関係者に提示して、さらに必ず彼らがこれらのフォルダを見直すよう行動させる
• 定期的な見直しと都度軽減していくようなプロセスの作成

Northernでは、NSSを利用してこれらの不要なデータを発見し、整理が可能になります。

想定されるNorthern効果

このソリューションの実施はお客様の最低限の努力で実施でき、以下の効果が想定されます。

• ファイルサービスの使用効率を改善して、コストを削減
• ストレージリプレース時の手間とコストを削減
• セキュリティの強化
  • 物理的セキュリティと同じく、ITセキュリティを損なう可能性のある情報を削除することにより、セキュリティを強化アップ
• コンプライアンスの改善
  • 記録の保存ポリシーをどう履行するかについて改善
  • 不要な情報を削除することにより、コンプライアンスポリシーの基準を引き続き満たしていく
• 風評被害および損害賠償請求のリスクを低減
  • 未だに悪用される可能性がある不要な機密情報を削除
  • 売却された企業に属したファイルの削除で、リスクを低減

実施方法

以下の図面にはNSSを使用して、「放棄された共有フォルダの特定と削除」のワークフローを表示いたします。

1. NSSはファイルシステムをスキャンし、使用されていない共有フォルダをピックアップし、その結果をSQLデータベースに保存します。
2. スキャンが終われば、IT管理者に通知が送られます。
3. IT管理者がNSSコンソールにログインし、 スキャン結果を確認します。
4. 不要なデータをインタフェースから直接移動させたり、削除したりできます。

KPI・KRIも導入

条件にマッチした使用容量とファイル数の追跡機能がパッケージに含まれます。これらはKPI・KRIとして使用し、しきい値が超えるとメール通知が自動的に送られるなど設定することが可能です。さらに、時間と共に効果を比較することができます。

実施の項目

以下のテーブルでは、目的を満たすために行う項目、各項目にかかる目安時間と担当する者が書いてあります。

実施要件

次のステップ

こちらのソリューションをご希望のお客様はアカウントマネージャまたはプロフェッショナルサービスチームにお問い合わせください。