マネジャーに洞察を与える

チームのファイルサービスの利用状況の洞察をマネジャーに与える

IT部門は、継続的にファイルサービスを提供し、開発していく責任があります。 組織の従業員、ユーザは、ファイルサービスの利用に責任があります。 ほとんどの組織では、どこに何が保存されているかについて、限られた情報が、限られた人にしか行きわたりません。例えばマネージャーは、チームで保存しているデータと場所について限られた情報しか持っていません。 その中で監視を怠ると、ファイルサービスの使用が混乱し、組織が不要なコストとリスクにさらされることになります。

Northern Software Solution （NSS）は、個々のチーム、部門、プロジェクトなどでファイルサービス使用状況の要約をすばやく構成でき、このデータ（主要なリスクと主要な業績評価指標を含む）をこのデータの担当者個人に提示します。 Northernは、地理的に離れた地域全体で、複数のプラットフォーム（従来のオンプレミスファイルストレージ、クラウドやExchange Onlineなど）を含む、非常に大規模なデータフットプリントを解析できます。

マネージャにチームのファイルサービス使用状況について見える化すると、以下のメリットが得られます:

• 組織の上席陣にデータガバナンスの責任を認識させるプロセスの促進
• これら上席者個人が、ファイルサービスの使用を自分のチームにガイドできるようにし、ファイルサービスの適切な使用を促す
• 組織文化の変革を推進し、データガバナンスを日常業務のコンポーネントに組み込む
• 見える化を提供する自動化されたセルフサービスプロセスにより、IT部門のワークフローを簡素化
• データのクリーンアップアクティビティをトリガーして成長を制御することにより、コストを削減
• 規制に反して保存されたデータが公になることが軽減されることで、リスクを軽減
• データがより適切に整理され、機密データをより明確に識別でき、リスクを軽減

Northernは現在、このようなソリューションを、いくつかの世界トップクラスの組織に提供し、これらの価値実現を可能にしています。 お客様の環境で構成をスケジュールするには、アカウントマネージャまたは プロフェッショナルサービス チームへお問い合わせください。

このユースケースの詳細（解決方法、その効果、実施方法など）については下記に説明いたします。ご興味を持った方はぜひお読みになってください。

現状

共有フォルダ・サイト・メールボックスは、様々な部署、チーム、およびプロジェクト用に作成され、データが有機的に増えます。これらのファイルシステムに保管されるデータが部署またはグループのマネジャーの責任ですが、概要レベルでどこでどのようなデータが保存されているかを理解することに苦労します。

問題

• • 管理されていないストレージには、約15％の重要なデータが含まれる*
  • リソースの使用が不適切のため、組織・チームに過度のコストが発生する
  • 生産性は最適化されず、データを探すのに時間がかかり、作業が繰り返される可能性が高い
  • 機密データのタイムリーなクリーンアップが行われないため、法的なコンプライアンス違反になる可能性がある
  • 混沌としたデータフットプリントは、過失や不注意によるデータ侵害のリスクを高める

* Veritas Global Databerg Report

解決・改善方法

• 大規模ファイルシステム全体で、共有フォルダ内の使用パターンを特定しなければならない
• 内部ポリシー、法的要件、およびベストプラクティスと矛盾する使用法を強調する
• 安全な方法でアクセスできるように、グループマネジャーに分析結果を提示する
• 提示するリポートから使用状況が簡単に理解し、それを元にファイル操作が行えるようにする
• 定期的な見直しと都度軽減していくようなプロセスの作成

Northernでは、NSSを利用して不要なデータを発見し、整理が可能になります。

想定されるNorthern効果

このソリューションの実施はお客様の最低限の努力で実施でき、以下の効果が想定されます

• 自動化されたセルフサービスを提供するため、 ITワークフローが単純化
• データクリーンアップにより、データ増加もコストも減少
• ITセキュリティの強化
  • 規制に反しているデータの公開と軽減
  • 適切に整理により、機密データがより明確に
• 担当者は、データガバナンスの責任をより強く認識
  • チームによるファイルサービスの使用を指導し、コンプライアンスを保証
  • データガバナンスが日常的に

実施方法

以下の図面にはNSSを使用して、「マネジャーにファイルシステムの洞察を与える」のワークフローを表示いたします。

1. NSSはファイルシステムをスキャンし、その結果をSQLデータベースに保存します。
2. スキャンが終われば、マネジャーとIT管理者に通知が送られます。
3. グループマネジャーがNSSコンソールにログインし、スキャン結果を確認します。
4. IT管理者が上位パスの使用状況と、特定のグループのファイルリストを確認できます。

KPI・KRIも導入

条件にマッチした使用容量とファイル数の追跡機能がパッケージに含まれます。これらはKPI・KRIとして使用し、しきい値が超えるとメール通知が自動的に送られるなど設定することが可能です。さらに、時間と共に効果を比較することができます。

実施の項目

以下のテーブルでは、目的を満たすために行う項目、各項目にかかる目安時間と担当する者が書いてあります。

実施要件

お客様ユースケース・実績の一例

マイグレーション時のプロジェクトで、不要なデータを減らしたいがIT部門だけでは難しいため、ユーザグループで対応

あるお客様では、マイグレーションを計画していました。その際に不要なデータは減らし、スリムなマイグレーションを実現するため、４つのユーザグループにわけてデータの棚卸をしてもらいました。一般ユーザ、グループ担当、部門担当、その一段階上の本部担当でそれぞれ配下の各データ、そして部下のホームフォルダを担当し、導入後、ファイルの減少に成功しました。

次のステップ

こちらのソリューションをご希望のお客様はアカウントマネージャまたはプロフェッショナルサービスチームにお問い合わせください。

参考・類似記事

ファイルサービスの利用状況を可視化：コストとリスクをコントロールする最初の一歩