マネジャーに洞察を与える

チームのファイルサービスの利用状況の洞察をマネジャーに与える

IT部門は、継続的にファイルサービスを提供し、開発していく責任があります。 組織の従業員、ユーザは、ファイルサービスの利用に責任があります。 ほとんどの組織では、どこに何が保存されているかについて、限られた情報が、限られた人にしか行きわたりません。例えばマネージャーは、チームで保存しているデータと場所について限られた情報しか持っていません。 その中で監視を怠ると、ファイルサービスの使用が混乱し、組織が不要なコストとリスクにさらされることになります。

Northern Software Solution (NSS)は、個々のチーム、部門、プロジェクトなどでファイルサービス使用状況の要約をすばやく構成でき、このデータ(主要なリスクと主要な業績評価指標を含む)をこのデータの担当者個人に提示します。 Northernは、地理的に離れた地域全体で、複数のプラットフォーム(従来のオンプレミスファイルストレージ、クラウドやExchange Onlineなど)を含む、非常に大規模なデータフットプリントを解析できます。

マネージャにチームのファイルサービス使用状況について見える化すると、以下のメリットが得られます:

  • 組織の上席陣にデータガバナンスの責任を認識させるプロセスの促進
  • これら上席者個人が、ファイルサービスの使用を自分のチームにガイドできるようにし、ファイルサービスの適切な使用を促す
  • 組織文化の変革を推進し、データガバナンスを日常業務のコンポーネントに組み込む
  • 見える化を提供する自動化されたセルフサービスプロセスにより、IT部門のワークフローを簡素化
  • データのクリーンアップアクティビティをトリガーして成長を制御することにより、コストを削減
  • 規制に反して保存されたデータが公になることが軽減されることで、リスクを軽減
  • データがより適切に整理され、機密データをより明確に識別でき、リスクを軽減

Northernは現在、このようなソリューションを、いくつかの世界トップクラスの組織に提供し、これらの価値実現を可能にしています。 お客様の環境で構成をスケジュールするには、アカウントマネージャまたは プロフェッショナルサービス チームへお問い合わせください。

このユースケースの詳細(解決方法、その効果、実施方法など)については下記に説明いたします。ご興味を持った方はぜひお読みになってください。


現状

共有フォルダ・サイト・メールボックスは、様々な部署、チーム、およびプロジェクト用に作成され、データが有機的に増えます。これらのファイルシステムに保管されるデータが部署またはグループのマネジャーの責任ですが、概要レベルでどこでどのようなデータが保存されているかを理解することに苦労します。

問題

  • 管理されていないストレージには、約15%の重要なデータが含まれる*
  • リソースの使用が不適切のため、組織・チームに過度のコストが発生する
  • 生産性は最適化されず、データを探すのに時間がかかり、作業が繰り返される可能性が高い
  • 機密データのタイムリーなクリーンアップが行われないため、法的なコンプライアンス違反になる可能性がある
  • 混沌としたデータフットプリントは、過失や不注意によるデータ侵害のリスクを高める
  • * Veritas Global Databerg Report

解決・改善方法

  • 大規模ファイルシステム全体で、共有フォルダ内の使用パターンを特定しなければならない
  • 内部ポリシー、法的要件、およびベストプラクティスと矛盾する使用法を強調する
  • 安全な方法でアクセスできるように、グループマネジャーに分析結果を提示する
  • 提示するリポートから使用状況が簡単に理解し、それを元にファイル操作が行えるようにする
  • 定期的な見直しと都度軽減していくようなプロセスの作成

Northernでは、NSSを利用して不要なデータを発見し、整理が可能になります。

想定されるNorthern効果

このソリューションの実施はお客様の最低限の努力で実施でき、以下の効果が想定されます

  • 自動化されたセルフサービスを提供するため、 ITワークフローが単純化
  • データクリーンアップにより、データ増加もコストも減少
  • ITセキュリティの強化
    • 規制に反しているデータの公開と軽減
    • 適切に整理により、機密データがより明確に
  • 担当者は、データガバナンスの責任をより強く認識
    • チームによるファイルサービスの使用を指導し、コンプライアンスを保証
    • データガバナンスが日常的に

実施方法

以下の図面にはNSSを使用して、「マネジャーにファイルシステムの洞察を与える」のワークフローを表示いたします。

  1. NSSはファイルシステムをスキャンし、その結果をSQLデータベースに保存します。
  2. スキャンが終われば、マネジャーとIT管理者に通知が送られます。
  3. グループマネジャーがNSSコンソールにログインし、スキャン結果を確認します。
  4. IT管理者が上位パスの使用状況と、特定のグループのファイルリストを確認できます。

KPI・KRIも導入

条件にマッチした使用容量とファイル数の追跡機能がパッケージに含まれます。これらはKPI・KRIとして使用し、しきい値が超えるとメール通知が自動的に送られるなど設定することが可能です。さらに、時間と共に効果を比較することができます。

実施の項目

以下のテーブルでは、目的を満たすために行う項目、各項目にかかる目安時間と担当する者が書いてあります。

項目 かかる時間 担当
1 スキャン設定の設置 0.5時間 Northern
2 スキャンの実行とその結果確認 異なる* 自動
3 マネジャーのアクセスルールを作成 1時間 お客様とNorthern
4 アーカイブするファイルの隔離場所を設定** 1~4時間 お客様とNorthern
5 各マネジャーにNSSを紹介し、使い方を説明 1~4時間 お客様とNorthern
6 IT部へサポート対応のトレーニング*** 1~2時間 お客様とNorthern
7 アーカイブや削除したデータの量を図り、業績評価を行う 1時間 Northern
* 1秒毎に約2000ファイルがスキャンされます。1億ファイルがある環境では約14時間がかかります。
** アーカイブ機能をご使用するお客様のみです。
***  個人個人のユーザはお客様のIT部に連絡し、必要に応じてIT部がNorthernへ問い合わせします。一般ユーザが直接Northernへ連絡しないように。

実施要件

コンポーネント 要件
NSS バージョン9.91以降
SQLでーてベース SQL Server 2012以降
ソリューションエリア 一元的ファイル・サービス・マネジメント(CFSM)
分散型データ・マネジメント(DDM)

次のステップ

こちらのソリューションをご希望のお客様はアカウントマネージャまたはプロフェッショナルサービスチームにお問い合わせください。