レガシーデータの取り組み方

レガシーファイルデータを発見し、安全に削除するには、専門的な知識と実践した経験が必要です。一番の課題はファイル所有者の意志や要望をどう乗り越えるかです。

Northernは、このような課題に対する実績のあるソリューションを持っています。

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Introduction

Northernのお客様は、レガシーデータとどのように向き合っている?

Northernが提供する隔離と削除のプロセスでは、ファイルは分類され、ターゲットが隔離に移され、あらかじめ決められた期間(まだ呼び出し可能な期間)そこで保管された後、最終的に削除されます。

Northernは、お客様がこの戦略を2つの並行したワークストリームで採用することで、高いレベルの成功を収めています。

レガシーデータのホットスポットを一元的に管理し、ポリシー違反を排除する。

データに近く信頼できるユーザにセルフサービスを提供する。

このアプローチにより、お客様は短期的と長期的の両方で効果を得ることができます。ホットスポットに対するIT部門のアクションは短期間であっても価値あるものになり、そしてユーザに分散することでデータ・スチュワードシップ体制の持続を可能にします。

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What to target

どのようなファイルがターゲットになりうるか

冗長な、陳腐化したファイル、また些末なファイルで、法的な保存要件を越えて保存されているもの。これらのファイルにはもはや価値はありません。逆に古い情報や誤解を招く情報が含まれている可能性があります。内部財務、知的財産、企業秘密から過去または現在のサプライヤー、顧客、従業員の機密個人情報まで様々な情報が含まれている可能性もあります。

一般的なクリーンアップの対象は以下の通り:

レガシーファイルのホットスポット:

  • Active Directoryに存在しないアカウントに接続されたホームフォルダ全体。
  • 管理者アカウントのみがアクセスできる共有全体。
  • 過去3年間にファイルに変更がなにもないサイト全体。
  • 移行済みだが、まだなぜかアクティブに使用されている古い共有(移行が失敗)。

些末なファイルや配置がよくないファイル…

  • OST, PST, OLK ファイル.
  • 1080pWebRipBRRip, やDivX などが名前に含まれるAVI, M4A, MP4, MKV, MOV ファイル
  • 共通の共有やサイトに保存されているVMDK、VHD、VHDX、VDI、HDD、GHOファイル。
  • 専用システム以外に保存されたPIIデータを含むファイル(単語リストとコンテンツの照合)。

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Results

どのような結果が得られる?

一例として、Northernのラージアカウントの1社は、2023年中に約2億5千万の冗長なファイルとファイルバージョンを隔離・削除しました。これは、同社のリスク態勢とコストに大きなプラス効果をもたらしました。この作業は、オンプレミスとプライベートクラウドのファイルサービスの所有者、パブリッククラウドサービス(M365とTeams)の所有者、本部DPOチーム、そして各地域のデータ・プライバシー・オフィサーが協力して行った。この作業は2024年まで継続され、新たなファイルカテゴリーも対象となり、データ所有者のための新たな評価と処分プロセスを確立することになります。

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Getting Started

始めるために必要なものは?

技術的な前提条件

正確なハードウェア要件は様々ですが、NSSの導入は通常、ソリューションのコンソールインターフェイスを提供する1台のWindowsアプリケーションサーバー、共有SQLサーバー上のSQLインスタンス、およびクリーンアップイニシアチブの対象となる100TBごとに1台の追加アプリケーションサーバーで構成されます。

ハードウェアインフラに加えて、ソフトウェアのサービスは、ターゲットファイルシステムで昇格した権限を持つアカウントで実行する必要があり、M365が対象である場合、テナントまたはターゲットサイトで権限を持つMicrosoft Graph Appにアクセスする必要があります。

ステークホルダー・スポンサーシップ

The key prerequisite is an engaged senior management. Getting focus on legacy data accumulation can present a challenge. Northern has helped teams overcome this obstacle by providing three core resources:

クリーンアップの機会を明確に特定する。

不要なファイルを安全に削除する実績のある方法の提供。

達成されるコストとリスクの削減との強い関連性の提供。

Northernのアプローチは、チームが社内で稟議にもご利用頂ける「アクションプロポーザル」文書の作成をサポートすることでです。この4~5ページの文書には、お客様の環境で特定された具体的な機会(例:所有者がいなくなったホームシェアの削除)、機会を獲得するための提案(例:隔離>保留>削除)、およびステークホルダーが同意した場合に予想される影響が記載されています。これらの文書で使われている言葉は稟議決裁者にとっても理解しやすいように作成されています。

ソフトウェア・サブスクリプションとサービス

新規のお客様はNorthernとご契約の上Northernのソフトウェア(NSS)のサブスクリプションを購入する必要があります。

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