ライフサイクルを通してデータを管理する

データのライフサイクルには3つの重要なイベントがあります。 作成、使用、および削除です。 それ以外のデータは保管するだけでリスクがともないます。そこでデータの5S活動、整理整頓が必要となってきます。

そもそも多くの組織は、構造化されたデータおよび紙での記録のみにILMプロセスを適用しています。 構造化されていないファイルサービスは、そのオープンな性質のゆえに、コンテンツのダイナミズムが脅かされています。

非構造化データには、一貫した論理フレームワークが適用できます。 データを作成し、使用しているユーザや組織単位によるプロアクティブなデータ管理が鍵となります。 ファイルの分類や、ファイルの重複削除などの情報ライフサイクル管理プロセスを、ビジネスユーザに適用することにより、組織はILMのプラクティスを非構造化データフットプリントにマッピングできます。

ライフサイクルのどこにデータがあるのかを理解することで、コンプライアンス、保護、価値の実現を改善します。

理解したあとは実践です。よく職場環境などで使われる5S活動を保持しているデータにも考え方を適用してみましょう。不要なデータをそのまま保持していませんか?どんなデータが不要なのかは作成した本人や利用している人しかわかりません。ベストな方法は本人に整理整頓をさせることです。

Useful Resources

ILM

データの内容や目的から遠い別の組織機能によって受身的に管理するのではなく、完全に組織の業務慣行に統合されたワークフローで、関係するステークホルダーが細かいレベルまで効率的にデータを管理できます。

ビジネスユーザ

現在のポジションから異動した同僚または部下は、そのデータのライフサイクルの最後まで対応できません。関連する孤立したデータは、進行中のアクティビティに再組み込みできます。これは、無視されるのではなく、価値が認識されるということです。

IT 管理

組織のデータ通るライフサイクルのステージと、それぞれの段階にある現在のデータの量を明確に理解することで、より効率的なファイルサービスデザインが可能になります。

CDO

データの価値は時間によって変わります。ファイルのライフサイクルのどこにあるのかをより正確に把握することができれば、その価値をよりよく顕すことができます。

データコンプライアンス

ライフサイクルを通じてデータのプロアクティブな管理を促進するための組織文化を適用すると、データのコンプライアンスが向上します。

データガバナンス

データ管理を理解し、効率的に責任を負うことができるユーザは、データの品質も保証できます。

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Let’s take control over your data management

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ILMのプラクティスに、非構造化データを組み込むことを検討していますか?

組織内の多くの情報リポジトリの1つである非構造化データは、慣例的にILM戦略に組み込むことは非常に困難です。

ILMの原則では、重要な情報を慎重に保存し、関連性がなくなったときに情報を破棄するよう、その価値に基づいて優先順位を付けることを要求しています。 これらの原則を非構造化データに適用することは、作成する必要のある決定の細かさにその難しさがあり、多くの場合において、各ファイルを個別に検討する必要があります。

組織は、データ管理、データコンプライアンス、データ保護などの重要なデータ管理ニーズに対して統一されたアプローチとしてILMを検討しています。 組織は、ライフサイクルを通じて非構造化データを管理することにより、データの価値の実現を改善し、法令遵守を達成し、データ損失の脆弱性を解決することができます。

Northern’s Solution

組織は、プログラマティック・データ管理と所有者主導のデータ管理の組み合わせを使用して、データフットプリントにILMのプラクティスを非構造化をマッピングすることができます。

Northernの データ・スチュワードシップ(Data Stewardship) トラッキングのソリューション・エリアでは、データの責任システムを確立できます。 組織内の関連する個人をデータスチュワードとして指定します。

 これらのデータスチュワードは、チーム、部門、またはプロジェクト内で作成されたファイルに対して責任を負います。 セルフサービス・データ・マネジメント(Self-Service Data Management)のソリューション・エリアでは、特定のILMタスクを実行できるように設計されたダッシュボードのある、セルフサービスポータルへのアクセスが各個人に提供されます。

The benefits

すべての組織にとって、非構造化データは、価値のみなもとであると同時に重大なリスクにもなり得ます。組織化されていないデータをILMのプラクティスに組み込むことで、潜在的な価値をよりよく実現し、コンプライアンスやデータ損失の隠れた脆弱性を軽減することができます。

  • 保存期間の終了後にデータを強制的に削除することは、法的義務です。既存のILMプラクティスに非構造化データを組み込むことは、法的に準拠したデータ保持の実践を確実にするための健全なアプローチと言えます。
  • ILM戦略を非構造化データにマッピングする際に、情報の種類と価値を最もよく知っている、そのデータに近いユーザを関与させることで、必要な細かい決定が可能になります。
  • 非構造化データは、すばやく作成され、使用後すぐ忘れ去られてしまうことで、非常に一時的なファイルとなることがあります。一方でエンジニアリング図面、契約書または医療記録のように、ファイルの重要性も高く非常に長く持続される場合もあります。データフットプリントが使用不能にならないようにしたり、法令違反を回避する必要がある場合は、このデータをライフサイクルを通じてプロアクティブに管理することが重要です。

あなたのチームメンバーが残したファイルの活用に苦労していますか?

同僚や部下が作成して使用したファイルについて、彼らがチームを離れると、そのファイルについての知識も失うことになります。 そのような孤立したファイルは、ほとんどの場合無視され、職員が出入りするにつれて蓄積されます。 この戦略では、共有ストレージが混乱し、貴重なデータが失われ、重複してしまうことになります。

ユーザが、チームや部門から移行する前にファイルをレビューし、整理することで、価値が守られます。 つまり、チームが将来取り組むことになるであろう作業を簡単に組み込むことができるということです。 さらに、元の同僚や部下が作成して使用したファイルを見直すことができれば、彼らが離職した後も貴重な可視化を得て、潜在的な価値を特定することができます。

Northern’s Solution

ユーザの離脱は、そのユーザが作成した情報のライフサイクルにおける重要なマイルストーンです。 ファイルのうち、いくつかは削除する必要があり、一部は再配置され、ファイルの所有権を別のユーザなどに移転する必要があります。

Northernの セルフサービス・データマネジメント(Self-Service Data Management)の ソリューション・エリアでは、ユーザ自身が自分が離脱完了前に、および/またはユーザのマネージャーまたは関連するデータ・スチュワードの両方が、退出したユーザに属するファイルを確認して処理することができます。 サマリーとフィルタリングされたファイルリストを使用して、セルフサービスポータルでは、これらのデータ管理活動が効率的かつ正確に実行されます。

The benefits

ユーザが作成したデータは、組織の発展を促進する知的財産、戦略、研究およびアイデアを表しています。ユーザが別チーム/別部門に異動したときにユーザのファイルの価値が失われないように保証するワークフローを実装すると、大きなメリットがあります。

  • ユーザが作成したデータは、組織の発展を促進する知的財産、戦略、研究およびアイデアを表しています。ユーザが別チーム/別部門に異動したときにユーザのファイルの価値が失われないように保証するワークフローを実装すると、大きなメリットがあります。
  • 残されたグループメンバーは、乱雑なファイル共有や一時停止されたホーム共有に隠されたり紛失したりしたドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションの再作成を強いられることはありません。
  • 重要なファイルが正しく配置され、適切な名前が付けられていると、チームの敏捷性が向上します。関連する進行中の活動において迅速に識別して使用することができます。
  • ファイルの所有者がグループを離れると、ファイルの重要性が非常にはやく低下する可能性があります。ユーザの異動の直前または直後にこのデータセットを操作することで、非常に簡単に細かい決定を行うことができます。タスクが長く放置されてしまうと、機密性の高いデータと制限されたデータがどんどん蓄積され、潜在的なリスクが高まります。
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