ファイルサービス環境の実態を、把握できていますか？
ファイルサービスは、IT環境の中でも、管理が行き届かないまま残されがちな領域です。
適切なガバナンスによって、ファイルサービスを確実にコントロールする。その第一歩は、まず現状を正しく把握することです。
多くの組織で、ファイルサービス環境の全体像が見えていません
ファイルサービス環境は、長年にわたって拡大し、複雑化していきます。
共有領域やサイト、フォルダー、ファイルは、次々と作成・複製され、使われなくなったものも残り続けます。
アクセス権が追加され、プロジェクトが終了しても、データは蓄積されていきます。
こうした変化は気づかないうちに進み、長期的な計画や明確な方針に基づいて管理されているとは限りません。
その結果、ファイルサービス環境の実態が見えにくくなり、コストがかさむだけでなく、
セキュリティやコンプライアンス上のリスクを把握し、説明することも難しくなります。
一方で、求められる対応はますます厳しくなっています。
AIツールによるファイルデータのインデックス化が進み、NIS2やDORAなどのEU規制により、
対象サイバーセキュリティ対策やITリスク管理の強化が求められています。
こうした要件に対応するためにも、組織内のデータがどこにあり、
どのように管理されているのかを把握することが重要です。
さらに、ストレージコストの抑制も重要な課題となっています。
ファイル環境のコスト、セキュリティ、コンプライアンスを、今こそ適切に管理する必要があります。
NorthernのState Analysisサービスで、推測ではなく、事実に基づいた意思決定を始めましょう。
現状を把握できていないことで起こる問題
監査で問われても、答えられない
監査やセキュリティレビュー、
想定外の超過請求をきっかけに、
ファイルサービス環境の正確な把握が
できていなかったことが明らかになります。
対応は場当たり的になり、
時間もコストも余計にかかります。
大規模プロジェクトでも、情報不足が障害に
インフラ刷新、システム統合、クラウド移行、AI導入。
どのプロジェクトでも、保有データの内容、
管理責任者、アクセス権を把握することが
出発点です。
これらの情報がなければ、
リスクを踏まえた適切な判断は困難です。
「何が存在するのか」
「誰が所有しているのか」
「誰がアクセスできるのか」
を理解する必要があるのです。
これらの情報は、リスクを考慮した、
説明可能な意思決定を行うための基盤となります。
経営層から全体像を求められても、示せない
経営層が知りたいのは、データの総量、保護状況、
運用コストです。
しかし、これらを一覧できる情報がなく、
現状をまとめるだけでも大きなプロジェクトに
なってしまうことがあります。
「データはどれくらいあるのか？」
「どのように保護されているのか？」
「どれくらいのコストがかかっているのか？」
全体像を作ること自体が
一つのプロジェクトになっていませんか。
情報漏えいが起きてからでは遅い
ファイルデータに関するインシデントが発生すると、
どのデータが漏えい・消失したのか、
ほかの場所にも存在するのか、
誰がアクセスできたのかを
迅速に確認する必要があります。
証拠をもって答えられなければ、
組織自身が管理状況を把握していなかった
ことを示す結果になりかねません。
「自分たちの環境がどのような状態だったのか、
組織自身が把握していなかった」
という事実を示すことになります。
ガバナンスへの道のり「把握→ 改善 → 維持・継続」
DISCOVER：現状を把握
最初のステップは、現状を明らかにすることです。
- どのようなデータが存在するのか
- どのように利用されているのか
- 誰がアクセスできるのか
- どれくらいのコストがかかっているのか
以降の改善策を検討するための、客観的な基準を確立します。
CORRECT：分析結果に基づき対策
アクセス権の見直し、不要データの削除、機密情報の管理強化など、特定された課題に対応します。
Northernは、現状、改善策、対策を行わない場合のリスクを整理した
「Action Proposals（改善提案書）」を
作成し、意思決定を支援します。
MAINTAIN：維持・継続する
ステップ３では、改善した状態を保ち、継続的に管理します。
一度改善しても、その状態を維持できなければ、時間とともに問題が再発します。
Northernは、ソフトウェアを活用した標準的な運用手順
「Operational Workflows」の導入を支援し、継続的な管理体制の構築をサポートします。
最初のステップ：State Analysis
State Analysis ― Northernが提供する現状分析サービス
State Analysisは、ファイル環境の現状を把握するためのパッケージ型サービスです。
分析はNorthernの専門スタッフが、独自ソフトウェアNorthern Software Solution（NSS）を用いて実施します。
お客様にお願いする作業は限定的で、主にお客様の環境へのNSSのインストール準備と、分析に必要な作業へのご協力となります。
分析対象は、次の4つの領域から選択できます。
ストレージ使用量を削減し、すぐにコストを削減できる可能性や、不要なストレージ投資を回避できる機会を特定します。
ファイルサービスの構成を簡素化し、管理業務の負担や運用上のリスクを減らせる可能性を特定します。
ファイルシステムのアクセス権に存在する、一般的な脆弱性やセキュリティ上の露出を特定します。
顧客データ、従業員データ、システムデータなどの機密情報がどこに保存されているのかを把握し、規制や監査への対応を支援します。
成果物は「実際に行動につなげられるレポート」
State Analysis Reportでは、
- どこでコストを削減できるのか
- どこにリスクが存在するのか
- それらにどう対処すべきなのか
を明らかにし、優先順位を付けた推奨事項を提示します。
このレポートは、サービスに含まれるレビュー会議で、経営層などの主要な関係者に説明されます。
このレポートは単なる資料ではありません。
リスクに基づいた意思決定を行うための正式な根拠であり、ファイルサービスを適切に管理していくための次のステップを示すロードマップであり、将来の対策の効果を測定するための基準となります。
始めるために必要なものは？
ほんの少しだけ。
通常必要となるのは以下です。
- 顧客環境へのNorthernソフトウェア（NSS）のインストール
※仮想サーバーとデータベースが必要 - 分析対象となるファイルシステムの一覧
- 概要データのエクスポート
※匿名化オプションを選択すれば、ファイル名、ユーザー名、パス情報を分析対象から除外できます - 3回のWeb会議
- キックオフ
- データエクスポート
- 経営層への分析結果の報告
次のステップ
ファイルサービスには、組織にとって最も重要な情報の多くが保存されています。
しかし、その実態が十分に理解されているケースは多くありません。
その「把握できていないこと」によるコストは、
- ストレージ費用
- セキュリティ上のリスク
- コンプライアンス上のリスク
という形で、毎年静かに増加していきます。
State Analysisによって、まず現在の立ち位置を明確にします。
どこでコストを削減できるのか、どこでリスクを管理できるのか、そして今後どのように進めればよいのか。
そこから、組織の状況に合わせて具体的なステップを定め、ガバナンスを進めていくことができます。
Northernは、ソフトウェア、専門スタッフ、そして生のファイルサービスの状態を把握するところから、継続的なファイルサービス・ガバナンスまでの一連のプロセスを提供します。
最初のステップは、大規模なプロジェクトではありません。
State Analysisです。
Your Next step
Whether you are an existing customer or new to file service management, we are here to help with any questions you might have. Please contact us to book a start-up meeting.