M365ストレージ超過料金の削減
M365ストレージ超過料金とは?
M365とO365のサブスクリプションには、ストレージ容量が含まれています：組織のための共有1TBとサブスクリプションごとに追加の10GB。これは、M365 E3およびE5、ならびにO365 E1、E3、およびE5サブスクリプションに当てはまります。
もし組織がストレージの割り当てを超えた場合、1GBあたり約$0.20のレートで追加ファイルストレージを追加する必要があります。
この数字で計算すると、40,000のサブスクリプションを持つ組織では、SharePointテナントに400TB弱のファイル・ストレージの権利があることになります。これは相当な容量のように聞こえます。データセンターとファイルサーバという多くの企業が慣れている視点から判断すれば、この容量は十分将来まで活用できると予想されます。しかしながら、M365は違うようです。
超過料金を準備しておく必要がありますか？
もしあなたがまだこの質問をしていたらきっと恵まれていると言えるかもしれません。
約3年前よりM365エコシステムへの本格的な移行を開始した組織にとって、Teamsは今や主要なワークスペースとして、SharePoint Onlineは主要なファイルストレージプラットフォームとして確立されているでしょう。通常のファイルサイズの増加、新規のコラボレーションと共有が増えてゆき、そして最も重要なのは、SharePoint Onlineがファイルのバージョン・世代を管理する方法（これについては後述）によって、ストレージの消費は加速しているのです。
例えば、従業員4万人の組織が、250TBのプライマリファイルデータをプラットフォームに移行することからM365の旅を始めたとしましょう。彼らがNASストレージを使用していた頃は、年間30%のデータ増加率に慣れていました。しかし、SharePoint Onlineの成長率は全く異なります。デジタルワークスペースの責任者は、1年目の終わりにM365の超過料金に初めて遭遇することになります。2年目の終わりには、追加ストレージの総所有コスト（TCO）が100万ドルに近づき、エグゼクティブはこの言葉をよく知るようになるでしょう。4年目の終わりまでに、もし何の改善策も講じなければ、組織はM365 追加料金として500万ドル以上を費やしていることになります。そして、これはM365サブスクリプション自体のコストに追加されます。
なぜM365では増加率が違うのか？
M365のバージョン世代管理機能は、SharePoint Onlineのファイルデータ増加を促進する唯一最大の要因です。
新しいリストとライブラリは、デフォルトで、各ファイルの最大500のバージョン世代を保持するように構成されています。ファイルが保存（または自動保存）されるたびに新しいバージョンが作成され、各バージョンはストレージの消費量としてカウントされます。これはとても重要です。
SharePoint Onlineは、バージョン間の変更を保存しませんし、SQL Serverのシュレッダード・ストレージ機能も使用しません。具体的にいう方がわかりやすいかもしれません。例えば、6MBのPowerPointファイルが、1週間かけて誤字脱字のために編集されるとしたら、簡単に500のバージョンが存在することになり、データの総フットプリントは3,000MB近くになる可能性があります。
ただ組織においては、基本的なデータ増加率は30%のままであり、各新規ファイルは同じサイズの3つのバージョンとしてバックエンドに保存されると想定しています。このような想定のままであると、その後の経済的影響は、かなりインパクトが強いものとなるでしょう。
下のグラフは、Northernが2023年6月にヨーロッパのラージアカウントである顧客と実施したキャンペーンから抜粋したものです。ヒストリカル・バージョン世代が上位1000サイトのデータフットプリント全体に与える影響を示しています：
この企業の約1PBのテナント全体では、なんとデータの72％がヒストリカル・バージョンに起因していました。
Northernはストレージ超過料金をどのように削減しますか？
Northernのソフトウェアを利用して古いファイルのバージョン履歴をトリミングします。
個々のファイルの変更履歴は、そのファイルが古くなるにつれて、ますます冗長になっていきます。最近変更されたファイルの履歴のみ残し、古いファイルの履歴を削除することで、お客様は、期待される利用価値の範囲でユーザにバージョン機能をに提供することができます。
Northernのソフトウェアで作成されたターゲット分析を使用して、お客様と協力して、Northernは、予測される効果と適切な保存スケジュールに関する推奨事項を提供します。スケジュールについて合意できましたら、Northernはそれに従って不要なヒストリカル・バージョンを削除します。
以下の保持スケジュールは、上記と同じ2023年6月のキャンペーンから抜粋したものです：
| Modification Date Range (months past) | Historical Versions to Retain | TB Targeted |
| 0-3 months | 10 | 33 |
| 3-6 months | 5 | 29 |
| 6-12 months | 1 | 95 |
| 12-24 months | 1 | 167 |
| 24-36 months | 1 | 40 |
| >36 months | 0 | 41 |
| 406 |
このスケジュールを実施することで、こちらのお客様はファイル・データの総フットプリントをおよそ50%削減できる見込みとなります（超過料金については100%削減実現可能です）。本稿執筆時点では、作業完了は2023年8月下旬を予定しており、キャンペーン開始から3カ月程度）。
取り組み方
その手順はシンプルです：
- Northernにコンタクト
- Northernのソフトウェアをお客様の環境に導入する。
- バージョン保持スケジュールを決める（Northernのソフトウェアで作成された分析を参考にする）。
- スケジュールを実行する。
通常、プロジェクト開始後1ヶ月以内には結果が出ます。
悩んでいる間も超過料金はかさんでいきます。ここに解決策が既に提示されている今、迷っている時間はありません。まずはお気軽にNorthernにご連絡の上、ご相談ください。
※数字は全て記事作成時の時点です。変わる可能性があることはご承知おきください。