マネージャーにインサイトを提供する

部門責任者にチームのファイルサービス利用状況を把握させるには?

概要

IT部門は、継続的にファイルサービスを提供し、開発していく責任があります。 組織の従業員、ユーザは、ファイルサービスの利用に責任があります。 ほとんどの組織では、どこに何が保存されているかについて、限られた情報が、限られた人にしか行きわたりません。例えばマネージャーは、チームで保存しているデータと場所について限られた情報しか持っていません。 その中で監視を怠ると、ファイルサービスの使用が混乱し、組織が不要なコストとリスクにさらされることになります。

Northern Software Solution (NSS)は、個々のチーム、部門、プロジェクトなどでファイルサービス使用状況の要約をすばやく構成でき、このデータ(主要なリスクと主要な業績評価指標を含む)をこのデータの担当者個人に提示します。 Northernは、地理的に離れた地域全体で、複数のプラットフォーム(従来のオンプレミスファイルストレージ、クラウドやExchange Onlineなど)を含む、非常に大規模なデータフットプリントを解析できます。

マネージャにチームのファイルサービス使用状況について見える化すると、以下のメリットが得られます:

  • 組織の上席陣にデータガバナンスの責任を認識させるプロセスの促進
  • これら上席者個人が、ファイルサービスの使用を自分のチームにガイドできるようにし、ファイルサービスの適切な使用を促す
  • 組織文化の変革を推進し、データガバナンスを日常業務のコンポーネントに組み込む
  • 見える化を提供する自動化されたセルフサービスプロセスにより、IT部門のワークフローを簡素化
  • データのクリーンアップアクティビティをトリガーして成長を制御することにより、コストを削減
  • 規制に反して保存されたデータが公になることが軽減されることで、リスクを軽減
  • データがより適切に整理され、機密データをより明確に識別でき、リスクを軽減

Northernは現在、このようなソリューションを、いくつかの世界トップクラスの組織に提供し、これらの価値実現を可能にしています。 お客様の環境で構成をスケジュールするには、アカウントマネージャまたは プロフェッショナルサービス チームへお問い合わせください。

このユースケースの詳細(解決方法、その効果、実施方法など)については下記に説明いたします。ご興味を持った方はぜひお読みになってください。

現状

共有フォルダ・サイト・メールボックスは、様々な部署、チーム、およびプロジェクト用に作成され、データが有機的に増えます。これらのファイルシステムに保管されるデータが部署またはグループのマネジャーの責任ですが、概要レベルでどこでどのようなデータが保存されているかを理解することに苦労します。

  • 管理されていないストレージには、約15%の重要なデータが含まれる*
  • リソースの使用が不適切のため、組織・チームに過度のコストが発生する
  • 生産性は最適化されず、データを探すのに時間がかかり、作業が繰り返される可能性が高い
  • 機密データのタイムリーなクリーンアップが行われないため、法的なコンプライアンス違反になる可能性がある
  • 混沌としたデータフットプリントは、過失や不注意によるデータ侵害のリスクを高める

* Veritas Global Databerg Report

  • 大規模ファイルシステム全体で、共有フォルダ内の使用パターンを特定しなければならない
  • 内部ポリシー、法的要件、およびベストプラクティスと矛盾する使用法を強調する
  • 安全な方法でアクセスできるように、グループマネジャーに分析結果を提示する
  • 提示するリポートから使用状況が簡単に理解し、それを元にファイル操作が行えるようにする
  • 定期的な見直しと都度軽減していくようなプロセスの作成

Northernでは、NSSを利用して不要なデータを発見し、整理が可能になります。

Northern Solution

以下の図面にはNSSを使用して、「マネジャーにファイルシステムの洞察を与える」のワークフローを表示いたします。

  1. NSSはファイルシステムをスキャンし、その結果をSQLデータベースに保存します。
  2. スキャンが終われば、マネジャーとIT管理者に通知が送られます。
  3. グループマネジャーがNSSコンソールにログインし、スキャン結果を確認します。
  4. IT管理者が上位パスの使用状況と、特定のグループのファイルリストを確認できます。

KPI・KRIも導入

条件にマッチした使用容量とファイル数の追跡機能がパッケージに含まれます。これらはKPI・KRIとして使用し、しきい値が超えるとメール通知が自動的に送られるなど設定することが可能です。さらに、時間と共に効果を比較することができます。

以下のテーブルでは、目的を満たすために行う項目、各項目にかかる目安時間と担当する者が書いてあります。

ActionTimeOwner
1スキャン設定の設置0.5 時間Northern
2スキャンの実行とその結果確認異なる*自動
3マネジャーのアクセスルールを作成1 時間お客様と Northern
4アーカイブするファイルの隔離場所を設定**1-4 時間お客様と Northern
5各マネジャーにNSSを紹介し、使い方を説明1-4 時間お客様と Northern
6IT部へサポート対応のトレーニング***1-2 時間お客様と Northern
7アーカイブや削除したデータの量を図り、業績評価を行う1 時間Northern

* 1秒毎に約2000ファイルがスキャンされます。1億ファイルがある環境では約14時間がかかります。

** アーカイブ機能をご使用するお客様のみです。

***  個人個人のユーザはお客様のIT部に連絡し、必要に応じてIT部がNorthernへ問い合わせします。一般ユーザが直接Northernへ連絡しないように。

このソリューションの実施はお客様の最低限の努力で実施でき、以下の効果が想定されます:

    • 自動化されたセルフサービスを提供するため、 ITワークフローが単純化
    • データクリーンアップにより、データ増加もコストも減少
    • ITセキュリティの強化
      • 規制に反しているデータの公開と軽減
      • 適切に整理により、機密データがより明確に
    • 担当者は、データガバナンスの責任をより強く認識
      • チームによるファイルサービスの使用を指導し、コンプライアンスを保証
      • データガバナンスが日常的に
コンポーネント要件
NSS バージョン9.91以降
SQL データベースSQL Server 2012以降
NSS Solution Area(s)一元的ファイル・サービス・マネジメント (CFSM)
セルフサービス・データ・マネジメント (SSDM)

More of what we deliver

リスク軽減

情報漏洩、サイバー攻撃、データプライバシー保護規制―あなたの組織のデータには必ず機密情報が含まれています。

コスト削減

組織のデータの保管には見えにくい費用も考慮すると相当コストがかかります

効率向上

データが混とんとしているとデータの所有者や使用者の効率も下がります

企業責任・CSR

社内外に関わらずITサービスにはCSRの促進機能を組み込む必要があります

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Get started

If you wish to start using NSS to identify and remove redundant, IT-related files, please contact your Account Manager, or the Professional Services team, to schedule the first action: import configuration settings.

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