概要
IT部門は、継続的にファイルサービスを提供し、開発していく責任があります。 組織の従業員、ユーザは、ファイルサービスの利用に責任があります。 ほとんどの組織では、どこに何が保存されているかについて、限られた情報が、限られた人にしか行きわたりません。例えばマネージャーは、チームで保存しているデータと場所について限られた情報しか持っていません。 その中で監視を怠ると、ファイルサービスの使用が混乱し、組織が不要なコストとリスクにさらされることになります。
Northern Software Solution (NSS)は、個々のチーム、部門、プロジェクトなどでファイルサービス使用状況の要約をすばやく構成でき、このデータ(主要なリスクと主要な業績評価指標を含む)をこのデータの担当者個人に提示します。 Northernは、地理的に離れた地域全体で、複数のプラットフォーム(従来のオンプレミスファイルストレージ、クラウドやExchange Onlineなど)を含む、非常に大規模なデータフットプリントを解析できます。
マネージャにチームのファイルサービス使用状況について見える化すると、以下のメリットが得られます:
- 組織の上席陣にデータガバナンスの責任を認識させるプロセスの促進
- これら上席者個人が、ファイルサービスの使用を自分のチームにガイドできるようにし、ファイルサービスの適切な使用を促す
- 組織文化の変革を推進し、データガバナンスを日常業務のコンポーネントに組み込む
- 見える化を提供する自動化されたセルフサービスプロセスにより、IT部門のワークフローを簡素化
- データのクリーンアップアクティビティをトリガーして成長を制御することにより、コストを削減
- 規制に反して保存されたデータが公になることが軽減されることで、リスクを軽減
- データがより適切に整理され、機密データをより明確に識別でき、リスクを軽減
Northernは現在、このようなソリューションを、いくつかの世界トップクラスの組織に提供し、これらの価値実現を可能にしています。 お客様の環境で構成をスケジュールするには、アカウントマネージャまたは プロフェッショナルサービス チームへお問い合わせください。
このユースケースの詳細(解決方法、その効果、実施方法など)については下記に説明いたします。ご興味を持った方はぜひお読みになってください。
現状
共有フォルダ・サイト・メールボックスは、様々な部署、チーム、およびプロジェクト用に作成され、データが有機的に増えます。これらのファイルシステムに保管されるデータが部署またはグループのマネジャーの責任ですが、概要レベルでどこでどのようなデータが保存されているかを理解することに苦労します。
- 管理されていないストレージには、約15%の重要なデータが含まれる*
- リソースの使用が不適切のため、組織・チームに過度のコストが発生する
- 生産性は最適化されず、データを探すのに時間がかかり、作業が繰り返される可能性が高い
- 機密データのタイムリーなクリーンアップが行われないため、法的なコンプライアンス違反になる可能性がある
- 混沌としたデータフットプリントは、過失や不注意によるデータ侵害のリスクを高める
* Veritas Global Databerg Report
- 大規模ファイルシステム全体で、共有フォルダ内の使用パターンを特定しなければならない
- 内部ポリシー、法的要件、およびベストプラクティスと矛盾する使用法を強調する
- 安全な方法でアクセスできるように、グループマネジャーに分析結果を提示する
- 提示するリポートから使用状況が簡単に理解し、それを元にファイル操作が行えるようにする
- 定期的な見直しと都度軽減していくようなプロセスの作成
Northernでは、NSSを利用して不要なデータを発見し、整理が可能になります。
Northern Solution
以下の図面にはNSSを使用して、「マネジャーにファイルシステムの洞察を与える」のワークフローを表示いたします。
- NSSはファイルシステムをスキャンし、その結果をSQLデータベースに保存します。
- スキャンが終われば、マネジャーとIT管理者に通知が送られます。
- グループマネジャーがNSSコンソールにログインし、スキャン結果を確認します。
- IT管理者が上位パスの使用状況と、特定のグループのファイルリストを確認できます。
KPI・KRIも導入
条件にマッチした使用容量とファイル数の追跡機能がパッケージに含まれます。これらはKPI・KRIとして使用し、しきい値が超えるとメール通知が自動的に送られるなど設定することが可能です。さらに、時間と共に効果を比較することができます。
以下のテーブルでは、目的を満たすために行う項目、各項目にかかる目安時間と担当する者が書いてあります。
| Action | Time | Owner | |
|---|---|---|---|
| 1 | スキャン設定の設置 | 0.5 時間 | Northern |
| 2 | スキャンの実行とその結果確認 | 異なる* | 自動 |
| 3 | マネジャーのアクセスルールを作成 | 1 時間 | お客様と Northern |
| 4 | アーカイブするファイルの隔離場所を設定** | 1-4 時間 | お客様と Northern |
| 5 | 各マネジャーにNSSを紹介し、使い方を説明 | 1-4 時間 | お客様と Northern |
| 6 | IT部へサポート対応のトレーニング*** | 1-2 時間 | お客様と Northern |
| 7 | アーカイブや削除したデータの量を図り、業績評価を行う | 1 時間 | Northern |
* 1秒毎に約2000ファイルがスキャンされます。1億ファイルがある環境では約14時間がかかります。
** アーカイブ機能をご使用するお客様のみです。
*** 個人個人のユーザはお客様のIT部に連絡し、必要に応じてIT部がNorthernへ問い合わせします。一般ユーザが直接Northernへ連絡しないように。
このソリューションの実施はお客様の最低限の努力で実施でき、以下の効果が想定されます:
- 自動化されたセルフサービスを提供するため、 ITワークフローが単純化
- データクリーンアップにより、データ増加もコストも減少
- ITセキュリティの強化
- 規制に反しているデータの公開と軽減
- 適切に整理により、機密データがより明確に
- 担当者は、データガバナンスの責任をより強く認識
- チームによるファイルサービスの使用を指導し、コンプライアンスを保証
- データガバナンスが日常的に
| コンポーネント | 要件 |
|---|---|
| NSS | バージョン9.91以降 |
| SQL データベース | SQL Server 2012以降 |
| NSS Solution Area(s) | 一元的ファイル・サービス・マネジメント (CFSM) セルフサービス・データ・マネジメント (SSDM) |
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If you wish to start using NSS to identify and remove redundant, IT-related files, please contact your Account Manager, or the Professional Services team, to schedule the first action: import configuration settings.