概要
IT部門は、継続的にファイルサービスを提供し、開発していく責任があります。 組織の従業員、ユーザは、ファイルサービスの利用に責任があります。 ほとんどの組織では、どこに何が保存されているかについて、限られた情報が、限られた人にしか行きわたりません。例えばマネージャーは、チームで保存しているデータと場所について限られた情報しか持っていません。 その中で監視を怠ると、ファイルサービスの使用が混乱し、組織が不要なコストとリスクにさらされることになります。
Northern Software Solution （NSS）は、個々のチーム、部門、プロジェクトなどでファイルサービス使用状況の要約をすばやく構成でき、このデータ（主要なリスクと主要な業績評価指標を含む）をこのデータの担当者個人に提示します。 Northernは、地理的に離れた地域全体で、複数のプラットフォーム（従来のオンプレミスファイルストレージ、クラウドやExchange Onlineなど）を含む、非常に大規模なデータフットプリントを解析できます。
マネージャにチームのファイルサービス使用状況について見える化すると、以下のメリットが得られます:
- 組織の上席陣にデータガバナンスの責任を認識させるプロセスの促進
- これら上席者個人が、ファイルサービスの使用を自分のチームにガイドできるようにし、ファイルサービスの適切な使用を促す
- 組織文化の変革を推進し、データガバナンスを日常業務のコンポーネントに組み込む
- 見える化を提供する自動化されたセルフサービスプロセスにより、IT部門のワークフローを簡素化
- データのクリーンアップアクティビティをトリガーして成長を制御することにより、コストを削減
- 規制に反して保存されたデータが公になることが軽減されることで、リスクを軽減
- データがより適切に整理され、機密データをより明確に識別でき、リスクを軽減
Northernは現在、このようなソリューションを、いくつかの世界トップクラスの組織に提供し、これらの価値実現を可能にしています。 お客様の環境で構成をスケジュールするには、アカウントマネージャまたは プロフェッショナルサービス チームへお問い合わせください。
このユースケースの詳細（解決方法、その効果、実施方法など）については下記に説明いたします。ご興味を持った方はぜひお読みになってください。
現状
共有フォルダ・サイト・メールボックスは、様々な部署、チーム、およびプロジェクト用に作成され、データが有機的に増えます。これらのファイルシステムに保管されるデータが部署またはグループのマネジャーの責任ですが、概要レベルでどこでどのようなデータが保存されているかを理解することに苦労します。
- 管理されていないストレージには、約15％の重要なデータが含まれる*
- リソースの使用が不適切のため、組織・チームに過度のコストが発生する
- 生産性は最適化されず、データを探すのに時間がかかり、作業が繰り返される可能性が高い
- 機密データのタイムリーなクリーンアップが行われないため、法的なコンプライアンス違反になる可能性がある
- 混沌としたデータフットプリントは、過失や不注意によるデータ侵害のリスクを高める
* Veritas Global Databerg Report
- 大規模ファイルシステム全体で、共有フォルダ内の使用パターンを特定しなければならない
- 内部ポリシー、法的要件、およびベストプラクティスと矛盾する使用法を強調する
- 安全な方法でアクセスできるように、グループマネジャーに分析結果を提示する
- 提示するリポートから使用状況が簡単に理解し、それを元にファイル操作が行えるようにする
- 定期的な見直しと都度軽減していくようなプロセスの作成
Northernでは、NSSを利用して不要なデータを発見し、整理が可能になります。
Northern Solution
- NSS Scans the file system to identify file service usage patterns, and stores the results in the SQL database.
- Department Managers and Admins are reminded to review current usage patterns, trends, etc. at relevant times.
- Department Managers can view information for their team(s) in NSS’ self-service web interface
- IT Admins can view information for all departments, enabling them to assist in guiding actions, review who is using the information, how they are using it, etc.
Key Performance Indicators Established
| Action | Time | Owner | |
|---|---|---|---|
| 1 | Import configuration settings | 0.5 hours | Northern |
| 2 | Run analyses in environment and verify results | Varies* | Automated |
| 3 | Set up Access Rules for department managers | 1 hour | Customer and Northern |
| 4 | Configure Quarantine if managers should be able to quarantine files | 1-4 hours | Customer and Northern |
| 5 | Send welcome mail to each manager with instructions and link to self-service portal | 1-4 hours | Customer and Northern |
| 6 | Train IT department in common end user troubleshooting | 1-2 hours | Customer and Northern |
| 7 | Measure success by calculating volume of deleted or quarantined data and numbers of files | 1 hour | Northern |
The implementation of this solution requires minimal investment by the organization and, by providing Managers with insight into how their team(s) are using the file service, the organization will achieve real value.
- Senior individuals are made more keenly aware of their data governance responsibilities
- These individuals can guide their team(s) use of the file service, and guarantee that it is used appropriately
- Change is triggered in the organization’s culture; data governance becomes a component of everyday activities
- Workflows are simplified for the IT department, with an automated and self-service process to provide insight
- Costs are reduced as data footprint is reduced and growth is controlled
- Risks are reduced as data stored contrary to regulations is exposed and mitigated
- Risks are reduced as data is better organized and sensitive data more clearly identifiable
| Requirement | Details |
|---|---|
| NSS Deployed | Version 9.91 or later |
| SQL Database | SQL Server 2012 or later |
| NSS Solution Area(s) | Centralized File Service Management (CFSM) Distributed Data Management (DDM) |
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Get started
If you wish to start using NSS to identify and remove redundant, IT-related files, please contact your Account Manager, or the Professional Services team, to schedule the first action: import configuration settings.
