導入事例
イェーヴレ市は保有データ量を減らし業務に関係あるデータのみ保管し、かつストレージ費用をコントロールするため、データストレージ管理に対し思い切った英断を下しました。この新しい動きに応じて市のIT部門は規制を緩め、各部署に自分たちのデータを管理する権限、またコスト削減ツールという権限を与えたのです。
98,000人が住むイェーヴレ市は、スウェーデンで16番目に大きな自治体です。他の多くの自治体と同じく、イェーヴレ市も市職員が様々な職種に、また地理的に広い地域に散在しているという課題に直面しています。それに加えてデータ成長率が高く、IT部門であれそれ以外の部署であれ、今実際に保管されているデータがどういうものなのかを知ることは容易ではありませんでした。
「その主な目的は私たちの “お客様”、つまり市の様々な部署に彼らがどのぐらいのデータを保存し、保存にどのぐらい費用がかかり、そして保存費用は彼らの行動次第で増減するということに気づいてもらうことです」とイェーヴレ市の運用責任者であるパール・ロスハーゲン氏語ります。「またIT部門がユーザデータ用のストレージを制限して他の部署の業務を妨げるようなことがないようにするのも重要です。」
ロスハーゲン氏はイェーヴレ市のデータ保管問題に対するソリューションについて検討するためノーザン社に協力を仰ぎました。イェーヴレ市が認識したことは、ユーザ由来のデータ成長を抑えるには「業務に関連しないデータは保存しない」ためのインセンティブが重要である、という点です。そのカギとなるのは、保存データに関する正確な情報を提供すること、そしてデータストレージの実際の利用状況に応じて内部的に課金するシステムでした。
現在イェーヴレ市は一週間に一度Northern Storage Suite (以下NSS)を使ってユーザ由来データをスキャンしています。NSSによって部門別の保管データ量を識別するため関連部署ごとのコスト割当が可能になり、その割当に応じて毎月約40箇所の部門長宛に経費が請求されます。また各部門長はNSSのユーザ・ポータルで自分の部署及び所属する職員たちのデータストレージ概要を確認できます。データ管理を通じて彼ら自身が自分の部署のデータストレージの経費削減に貢献できるのです。イェーヴレ市に勤務する全ユーザである28,000人も、同じウェブベースのポータルにログインして自分自身のデータに関する概要を入手することが可能です。ユーザはデータを成長の速さ、古さ、所有者及びファイルの種類で分類したレポートとリストを使ってデータ容量削減のため自分のデータを簡単に管理することができ、ひいては自分たちの部署に翌月請求される経費も削減することになるのです。
「NSSを導入してから私たちはクォータ制限を外してもよくなりました」とロスハーゲン氏は言います。「今私たちは“お客様”が必要な水準のデータストレージを提供できるようになりました。IT部門が運用を規制しなくても彼ら自身で自分の部署の職員がどのぐらいのデータを保管してよいか決められ、また経費負担を管理することができるのです。今、組織全体がデータ・ストレージ管理に積極的です。各部署が自分自身のデータに対して責任を持つことは、長期に渡ってデータ量の成長率を低く抑えることにつながります。それと同様に重要なことは必ず正しいデータのみ保存することです。」
Gävle市について
Gävle 市はおよそ人口 98,000のスウェーデンで16番目に大きい都市です。
