放置された共有フォルダ

忘れられたり放置されてるファイル共有ありませんか?

概要

組織にとって、使用されることもなく、法的保持の対象でもなくなったデータを保存するメリットはない。あるのはコストとリスクだけです。ファイル共有全体がこのように放棄された状態で、時代遅れとなた不要なデータだけが保存されている場合、それを特定して削除することができれば、どの組織にとってもすぐにメリットとなります。

Northernのソフトウェアソリューション(NSS)は、このようなファイル共有を特定し、担当者がクリックスルーで削除できるように素早く設定することができます。地理的な地域や複数のプラットフォーム(従来のオンプレミスのファイルストレージ、SharePoint、SharePoint Online、O365、その他のクラウドプラットフォーム、Exchange Onlineなど)を含む、非常に大規模なデータフットプリントを解析することができます。

未使用のファイルしか残されていないファイル共有を削除することで、組織は以下のことが可能になります:

  • 情報およびインフラ・セキュリティの向上
  • 規制リスクの低減
  • 分割された事業のデータ保有に伴うリスクの軽減
  • 社内指令へのコンプライアンスの向上
  • コスト削減とリソース利用効率の向上
  • 移行・変革イニシアチブの複雑さを軽減

Northernは現在、世界有数の組織にソリューションを提供し、これらの価値を実現できるようにしています。

お客様の環境での設定をご希望の場合は、アカウントマネージャーまたはプロフェッショナルサービス チームまでお気軽にお問い合わせください。

現状

ファイル共有は特定の目的のために作成され、使用されます。時間の経過とともにニーズが変化し、ファイル共有全体が使用されなくなることは普通にあることです。

組織は不必要で管理されていないリスクにさらされる可能性があります:

  • 組織が保持するデータが多ければ多いほど、法的リスク、評判リスク、運用リスクなど、リスクは大きくなる。
  • アクセス権限が適切に管理されていない可能性がある – 機密情報が不適切なグループに公開される可能性がある。
  • 内部ポリシーや法的な保存制限の対象となるデータが管理されないまま放置される可能性がある – コンプライアンス・リスクの発生。
  • 放棄されたファイル共有には、(事業部門が分離されたり売却されたりして)もはや組織に属さないデータが含まれている可能性がある – 契約違反となり、損害賠償請求の根拠となりうる。

これらのデータにかかるコストはIT予算の無駄遣いといえます:

  • プライマリー、セカンダリー、ディザスタリカバリ、バックアップのストレージが、使われることのないファイルで消費されている。
  • 担当者は、これらの未使用ファイルの保護とアクセス維持に、知らず知らずのうちに時間を費やしている。
  • 移行や変革のプロジェクトが、不必要に複雑でコスト高なものになる。

This situation continues to exist in most organizations due to specific challenges:

  • ファイル共有が不要な場合の基準を決定するのに時間がかかる場合がある
  • 大規模な環境で対象となるファイル共有を特定するのは、技術的に困難な場合がある。
  • 意思決定者への具体的で消化しやすい情報の準備に時間がかかる場合がある。
  • 意思決定者が適切に効率的かつ効果的な方法で行動できるようにするのは非常に困難である。
  • 行動を起こしたとしても、その場しのぎになりがちで、長期的な解決策にはならない。

Northernではこれらの課題を克服する方法を提供します。

Northern Solution

以下の図面にはNSSを使用して、「放棄された共有フォルダの特定と削除」のワークフローを表示いたします。

  1. NSSはファイルシステムをスキャンし、使用されていない共有フォルダをピックアップし、その結果をSQLデータベースに保存します。
  2. スキャンが終われば、IT管理者に通知が送られます。
  3. IT管理者がNSSコンソールにログインし、 スキャン結果を確認します。
  4. 不要なデータをインタフェースから直接移動させたり、削除したりできます。

KPI・KRIも導入

過去7年間にアクセスされなかったファイル共有の数、およびこれらの共有に保存されたデータの総量は、重要リスク指標(KRI)として設定されます。これらのKRIは、設定された閾値に達した場合にアクションを要求するなど、コントロールを確立するために使用することができます。また、KRIを経時的に追跡することで、成功の度合いを比較・測定することができます。

以下のテーブルでは、目的を満たすために行う項目、各項目にかかる目安時間と担当する者が書いてあります。

項目かかる時間担当
1スキャン設定の設置0.5 時間Northern
2スキャンの実行とその結果確認異なる*自動
3不要なフォルダの定義を付ける1-4 時間お客様とNorthern
4アーカイブするファイルの隔離場所を設定**1-4 時間お客様とNorthern
5不要なファイルの削除や移動1-2 時間お客様
6アーカイブや削除したデータの量を図り、評価を行う1時間Northern

* 1秒毎に約2000ファイルがスキャンされます。1億ファイルがある環境では約14時間がかかります。
** アーカイブ機能をご使用するお客様のみです。

このソリューションの実施はお客様の最低限の努力で実施でき、以下の効果が想定されます。

  • ファイルサービスの使用効率を改善して、コストを削減
  • ストレージリプレース時の手間とコストを削減
  • セキュリティの強化
    • 物理的セキュリティと同じく、ITセキュリティを損なう可能性のある情報を削除することにより、セキュリティを強化アップ
  • コンプライアンスの改善
    • 記録の保存ポリシーをどう履行するかについて改善
    • 不要な情報を削除することにより、コンプライアンスポリシーの基準を引き続き満たしていく
  • 風評被害および損害賠償請求のリスクを低減
    • 未だに悪用される可能性がある不要な機密情報を削除
    • 売却された企業に属したファイルの削除で、リスクを低減
コンポーネント要件
NSS バージョン9.91以降
SQL データベースSQL Server 2012以降
NSS Solution Area(s)一元的ファイル・サービス・マネジメント(CFSM)

More of what we deliver

リスク軽減

情報漏洩、サイバー攻撃、データプライバシー保護規制―あなたの組織のデータには必ず機密情報が含まれています。

コスト削減

組織のデータの保管には見えにくい費用も考慮すると相当コストがかかります

効率向上

データが混とんとしているとデータの所有者や使用者の効率も下がります

企業責任・CSR

社内外に関わらずITサービスにはCSRの促進機能を組み込む必要があります

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Get started

If you wish to start using NSS to identify and remove abandoned file shares, please contact your Account Manager, or the Professional Services team, to schedule the first action: import configuration settings.

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