概要
未使用のまま、さらに法的に保持の対象ではなくなったデータを保存しておくメリットはありません。それどころか不要なコストとリスクをかけることになります。 Northernは、破棄され、陳腐化した不要なデータで占められている共有フォルダを、簡単にデータ識別して削除できます。
Northern Software Solution （NSS）は、これらの共有フォルダを特定し、それらを簡単に削除できるようなプロセスを提供できます。 Northernは、地理的に離れた地域全体で、複数のプラットフォーム（従来のオンプレミスファイルストレージ、クラウドやExchange Onlineなど）を含む、非常に大規模なデータフットプリントを解析できます。
未使用のファイルのみ含むファイル共有を削除すると、以下のメリットが得られます。
- 情報とインフラストラクチャのセキュリティ向上
- 規制上のリスクにさらされる可能性の軽減
- 既に売却された事業に関するデータの保持によるリスクを軽減
- 社内ルールへの準拠を改善
- コストの削減、リソースの使用効率の向上
- マイグレーションとトランスフォーメーションの取り組みの複雑さを軽減
Northernは現在、このようなソリューションを、いくつかの世界トップクラスの組織に提供し、これらの価値実現を可能にしています。 お客様の環境で構成をスケジュールするには、アカウントマネージャまたはプロフェッショナルサービス にお問い合わせください。
現状
共有フォルダは特定の理由から作成されるものの、時間の経過とともに、本来の目的が変わっている場合があります。それに伴い、共有フォルダ内の一部のデータがもう使用されなくなったり、不要になっていても、そのまま放置されていることが多いです。
- 情報漏洩、風評被害などのリスクが上昇
- 不要な共有フォルダには、以下のような情報が含まれる可能性がある
- 組織のITインフラ・セキュリティを物理的に損なうような情報（図面、アクセス情報など）
- コンプライアンスの問題を顕在化する情報（会社のポリシーに違反するファイル、保持制限のある記録など）
- 損害賠償請求の根拠となりうる情報（売却事業に属するファイルなど）
- 組織評判を損なう可能性がある情報（機密情報を含むファイルなど）
- 不要な共有フォルダには、以下のような情報が含まれる可能性がある
- IT予算の無駄遣い
- 不要な共有フォルダを処理するには、以下のような余分なコストがかかる
- 余計なデータのバックアップにかかるストレージコスト
- データの移行時（オンプレおよびクラウド上）に、本来不要な手間と追加コスト
- 不要な共有フォルダを処理するには、以下のような余分なコストがかかる
- 共有フォルダが未使用でさらに不要であるとする基準決定
- 大規模ファイルシステム全体で、これらの未使用の共有フォルダを識別する
- 関係者に提示して、さらに必ず彼らがこれらのフォルダを見直すよう行動させる
- 定期的な見直しと都度軽減していくようなプロセスの作成
Northernでは、NSSを利用してこれらの不要なデータを発見し、整理が可能になります。
Northern Solution
- NSS Scans the file system to identify folders that only contain files which have not been accessed in recent years (seven years by default), and stores the results in the SQL database.
- IT Admins are notified when the scan is complete.
- IT Admins can view the results in the NSS Console web interface.
- From within NSS’ web interface, abandoned files are quarantined or deleted.
Key Risk Indicators Established
The table below shows the tasks involved in implementing this Northern solution, the time required, and who is responsible to perform each task:
| Action | Time | Owner | |
|---|---|---|---|
| 1 | Import configuration settings | 0.5 hours | Northern |
| 2 | Run analyses in environment and verify results | Varies* | Automated |
| 3 | Determine which folders contain only obsolete data | 1-4 hours | Customer and Northern |
| 4 | Configure Quarantine if files will be quarantined | 1-4 hours | Customer and Northern |
| 5 | Delete/quarantine files that are obsolete | 1-2 hours | Customer |
| 6 | Measure success by calculating volume of deleted or quarantined data and numbers of files | 1 hour | Northern |
The implementation of this solution requires minimal investment by the organization and, by identifying and removing abandoned file shares, the organization will achieve real value.
- Improved information and infrastructure security by the removal of files that may contain login information or sensitive network details
- Reduced risk of legal non-compliance by the removal data that is beyond its retention period or no longer belongs to the organization
- An improved ability to satisfy internal audits as the file system is better organized and more transparent
- Costs are reduced as primary, secondary, disaster recovery, and backup storage is used more efficiently
- Staff are able to focus their attention on data that is of value to the organization
- Complexity and cost of migration and transformation projects are reduced
| Requirement | Details |
|---|---|
| NSS Deployed | Version 9.91 or later |
| SQL Database | SQL Server 2012 or later |
| NSS Solution Area(s) | Centralized File Service Management (CFSM) |
More of what we deliver
Get started
If you wish to start using NSS to identify and remove abandoned file shares, please contact your Account Manager, or the Professional Services team, to schedule the first action: import configuration settings.
