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Améliorer la conformité et la protection des données

Les menaces constantes des cyber-attaques ainsi que le durcissement rapide de l’environnement règlementaire renforcent l’importance de l’exécution des stratégies de protection et de conformité des données.

Au sein d’une organisation, les données non structurées sont également les données les plus importantes et difficiles à gérer pour les équipes de protection et données.

La capacité à analyser, au préalable, l’ensemble complet des données non-structurées est un prérequis essentiel et peut rencontrer des défis techniques significatifs. Être capable de catégoriser ces données comme archives/non archives, propriété intellectuelle/publique, employé/client/sous-traitant, identification des données personnelles (PII), compris/ non compris dans la période de conservation, etc… permet à l’organisation de connaître son état et d’avancer. Intégrer une gestion et une maintenance de ces catégories de données dans les habitudes de travail des utilisateurs permet de remplir le processus d’établissement d’un système de fichiers conforme et protégé.

Etablir une conformité robuste des données et des habitudes de protection des données sur l’empreinte des données non structurées est un prérequis légal.

Ressources utiles

Conformité des données

Des audits très espacés de l’état de la conformité ne sont pas suffisants. Les organisations doivent s’efforcer de continuellement respecter la conformité. Les risques doivent être gérés de façon continue et les responsables informés.

Protection des données personnelles

Une compréhension claire du contenu actuel des référentiels de données non-structurées forme un fondement solide dans la continuation de la mise en conformité renforcée du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Gestion du cycle de vie de l’information (ILM- Information lifecycle management)

Les workflows soutenus par la technologie permettent aux systèmes de gestion des enregistrements (des données structurées) d’être également appliqués aux données non-structurées.

Gestion des systèmes informatiques

L’implémentation et la gestion continue de flux de travail appropriés assurent la réalisation efficace des demandes d’audit sans avoir à faire à des services externes de façon non anticipée, gourmands en termes de ressources et coûteux.

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Let’s take control over your data management

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A la recherche de workflows favorisant une conformité continue?

La conformité des données doit être un composant naturel dans les pratiques de travail de chaque organisation.

Une organisation peut être capable de maintenir continuellement ses données non structurées si elle surveille les indicateurs de risque clefs, les transmet aux principaux responsables et leur conseille des actions adaptées.

La solution Northern

La solution logicielle de Northern permet à l’organisation de comprendre comment le service de fichiers est utilisé et d’impliquer les responsables dans l’établissement et le maintien des règles d’utilisation.

Pour satisfaire le besoin d’établir un modèle d’utilisation toujours conforme, Northern recommande l’utilisation du périmètre fonctionnel Gouvernance et Conformité. Ceci fournit l’accès aux analyses de contenu nécessaires et la possibilité de transmettre les informations nécessaires aux responsables via un portail libre-service (NSS Console).

Avantages

L’évaluation continue de la conformité des données, supportée par les workflows informant et impliquant les responsables concernés, permet d’établir une culture de la conformité des données. Les avantages de l’organisation sont centrés autour de l’évitement des risques.

  • Les données non structurées représentent à elles-seules le plus grand risque de conformité de l’entreprise. En établissant une culture de respect des règles offrant un support continu aux utilisateurs professionnels dans leur utilisation du service de fichiers, les organisations sont en mesure de se protéger contre les pénalités légales, la confiscation financière et les pertes matérielles potentiellement invalidantes.
  • L’analyse périodique des niveaux de conformité est précieuse mais, en tant que stratégie réactive, elle n’aborde pas le besoin sous-jacent d’adapter les pratiques de travail à l’organisation. En impliquant continuellement les principaux responsables et en les supportant dans le processus de prise de décision, il est possible d’établir une approche collaborative et proactive dans le domaine de la conformité des données.

Prendre des responsabilités concernant le RGPD?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un nouveau cadre de règlementation introduit par le Parlement Européen. Il est entré dans la loi en Avril 2016 et est entré en vigueur le 25 mai 2018. Le règlement met en place un cadre unique pour prendre en main les données personnelles appartenant aux citoyens européens. Toutes les entreprises (peu importe l’endroit où elles sont implantées) collectant, manipulant et/ou stockant ce type d’informations doivent en assurer la conformité sous peine de payer jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel (le plus important des deux).

Le RGPD présente des risques et des défis considérables pour lesquels les entreprises doivent être préparées.

Les données utilisateurs, en tant que pool de données non-structurées avec un grand nombre de propriétaires et de responsables, doivent être un domaine d’intérêt pour les entreprises. Si des mécanismes de conformité robustes et rentables sont introduits, alors les structures de systèmes de fichiers peuvent être simplifiées, la responsabilité des données améliorée et les données redondantes, obsolètes et triviales supprimées.

La solution Northern

Northern offre un puissant éventail de possibilités supportant l’implémentation et la gestion continue des mécanismes de conformité.

Le périmètre fonctionnel Gouvernance et Conformité offre la capacité de gérer l’empreinte des données non structurées et d’identifier les domaines possiblement non conformes. Ces analyses peuvent se baser uniquement les métadonnées des fichiers ou sur le contenu lui même (extraction de texte). Les responsables, tels que les gestionnaires de données ou les membres de l’équipe de gouvernance des données peuvent être invités à revoir et à agir.

Avantages

La capacité à gérer continuellement l’empreinte des données non structurées, à identifier les domaines de non-conformité et à impliquer les responsables qualifiés dans la réduction de ces risques fournit des avantages clairs pour l’équipe de protection des données et pour l’entreprise en soi.

  • La conformité règlementaire au sein des données non structurées doit commencer par la compréhension de l’empreinte des données elle-même. Une évaluation du risque de toutes les facettes des données non structurées autorise des stratégies appropriées et spécifiques pour autoriser la conformité.
  • La conformité régulatoire peut devenir un élément à prendre en compte dans les pratiques de travail via des rapports précis, des directives claires et la connaissance du contenu des fichiers dont seuls les propriétaires des fichiers disposent.
  • Des révisions régulières des données stockées, la suppression des données ROT (Redondantes, Obsolètes et Triviales) ainsi que des initiatives générales de nettoyage assurent l’efficace utilisation du service de fichiers. Le coût et la complexité de la protection et conformité des données peuvent être réduits grâce au maintien de l’empreinte des données contrôlé et transparent.
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