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Gérer les données à travers leur cycle de vie

Les 3 événements importants dans la vie d’une donnée sont : sa création, son utilisation et sa suppression. Une donnée possède une valeur mais présente également un risque.

Des cadres logiques et cohérents peuvent être appliqués aux données non structurées. La gestion dynamique des données, réalisée par les utilisateurs et les unités organisationnelles créant et utilisant les données, est essentielle. En adaptant les pratiques de travail des utilisateurs professionnels pour inclure les processus de gestion du cycle de vie des informations (tels que la catégorisation ou la suppression immédiate des fichiers lorsqu’ils deviennent redondants), l’organisation est en mesure de mapper les pratiques de gestion de vie des données (ILM) dans l’empreinte des données non structurées. 

Comprendre où se situe une donnée dans son cycle de vie permet d’en améliorer la conformité, la gestion du risque et la réalisation de la valeur.

Ressources utiles

Gestion du cycle de vie (ILM)

Les workflows pleinement intégrés dans les habitudes de travail permettent aux données d’être gérées de façon efficace par les responsables concernés plutôt que gérées par une fonction organisationnelle – séparée du contenu et de l’objectif des données – distincte.

Utilisateur professionnel

Les données laissées dans le système suite au départ d’un collègue ne signifie pas qu’elles doivent être négligées ou oubliées. Des données importantes peuvent être réutilisées et réincorporées dans les activités de l’entreprise.Lire Plus

Gestion des systèmes informatiques

Une compréhension claire des étapes du cycle de vie traversé par les données organisationnelles et le volume actuellement occupé par les données permettent un design plus efficace du service de fichiers.

Directeur des données (Chief Data Officer- CDO)

La valeur des données est dépendante du temps. La capacité à comprendre plus précisément où se situe un fichier dans son cycle de vie permet de mieux en exposer la valeur.

Conformité des données

L’adoption de nouvelles procédures qui promeuvent la gestion dynamique des données à travers leur cycle de vie, permet d’améliorer la conformité des données.

Gouvernance des données

Les utilisateurs capables de comprendre et de prendre, de façon efficace, des responsabilités dans la gestion des données sont capables de participer à l’amélioration de la qualité des données.

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Let’s take control over your data management

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Vous souhaitez inclure les données non structurées dans les pratiques de gestion du cycle de vie de l’information (ILM)?

Les données non structurées sont généralement les plus difficiles à inclure dans les stratégies ILM (Information Lifecycle Management).

Les principes de l’ILM exigent que les informations soient hiérarchisées en fonction de leur valeur, que les informations importantes soient soigneusement préservées et que les informations soient supprimées lorsqu’elles ne sont plus d’actualité – la suppression obligatoire devenant désormais une obligation légale. La difficulté d’appliquer ces principes aux données non structurées repose sur la granularité des décisions qui doivent être prises, requérant souvent que les fichiers soient considérés individuellement.

Les organisations s’intéressent à l’ILM pour son approche unifiée concernant les besoins critiques de gestion des données, et plus précisément la gouvernance des données, la conformité des données et la protection des données. Gérer les données non structurées via leur cycle de vie permet à l’organisation d’améliorer la réalisation de la valeur des données, de faire respecter les règlements et de réduire les risques liés à la perte de données.

La solution Northern

En combinant la gestion des données programmée informatiquement avec celle gérée par les utilisateurs, les organisations sont désormais capables de cartographier leurs pratiques ILM dans leurs empreintes des données non structurées.

Le périmètre fonctionnel Cadre de Gestion des Données de Northern permet d’établir un système de responsabilité des données en désignant des individus en tant que Data Stewards au sein d’une organisation. Ces Data Stewards sont responsables des fichiers créés au sein de leur équipe, département ou projet. L’utilisation du périmètre fonctionnel Gestion Distribuée des Données permet à ces individus d’avoir accès au portail libre-service (NSS Console). Ce dernier offre des tableaux de bord personnalisés leur permettant de réaliser des tâches ILM spécifiques.

Avantages

Pour chaque organisation, les données non structurées représentent à la fois une source de valeur mais aussi un risque significatif. En prenant en compte des données non structurées dans les pratiques ILM, les entreprises sont mieux à même de réaliser une valeur latente et de limiter les risques de non conformité ou de perte de données.

  • La suppression obligatoire des données lors de l’expiration des délais de conservation est une obligation légale. L’intégration de données non structurées dans les pratiques ILM existantes est une bonne approche pour garantir des pratiques de conservation des données conformes à la loi.
  • En impliquant les utilisateurs ayant les meilleures connaissances sur les données, les entreprises sont capables de répondre au besoin concernant la prise de décisions lorsqu’elles appliquent les stratégies ILM aux données non structurées.
  • Les données non structurées peuvent être très éphémères avec des fichiers rapidement créés, utilisés, et oubliés. Certains fichiers peuvent aussi être importants pendant une longue durée comme par exemple les dessins techniques, les contrats ou les documents médicaux. La gestion proactive de ces données à travers leur cycle de vie est critique si l’on ne souhaite pas que les données deviennent inutilisables et si le non respect des lois doit être évité.

Vous avez du mal à tirer le meilleur parti des dossiers des membres qui ont quitté votre équipe?

Lorsqu’un collègue quitte votre équipe, la connaissance des fichiers qu’ils ont créés et utilisés part avec eux. Les fichiers orphelins sont la plupart du temps ignorés et accumulés au fil du temps. Cette stratégie mène au désordre au sein des partages ainsi qu’à la perte des données précieuses entrainant un travail de duplication.

Le fait que les utilisateurs, avant de leur transfert dans une autre équipe/ département, réexaminent et organisent leurs fichiers assure la protection de la valeur. De cette façon, l’équipe au sens large peut facilement inclure le travail déjà fait dans les futurs efforts. De plus, être capable de réexaminer des fichiers créés et utilisés par des collègues après leur départ donne accès à des détails importants et permet à la valeur latente d’être identifiée.

La solution Northern

Le départ d’un utilisateur est une étape importante dans le cycle de vie des informations créées par cet utilisateur. Certains fichiers doivent être supprimés, certains déplacés et le fichier doit être transféré de façon à appartenir à un responsable.

Le périmètre fonctionnel Gestion Distribuée des Données de Northern permet aux utilisateurs eux-mêmes (avant de partir) ainsi qu’au manager de l’utilisateur (ou au Data Steward concerné) de réexaminer et d’agir sur les fichiers appartenant à l’utilisateur qui vient de partir. Le fait d’avoir accès à des récapitulatifs ou à des listes de fichiers dans un portail libre-service permet de gérer de façon efficace et précise les données.

Avantages

Les données générées par les utilisateurs représentent une propriété intellectuelle, des stratégies, de la recherche et des idées qui guident le développement de l’entreprise. Implémenter un workflow qui assure que la valeur des fichiers de l’utilisateur n’est pas perdue lorsque ce dernier est transféré en dehors d’une équipe ou d’un département a des avantages significatifs:

  • Les membres restants du groupe ne sont pas obligés de recréer les documents, les feuilles de calcul ou les présentations caché(e)s ou perdu(e)s dans des partages surchargés ou des partages individuels désormais inaccessibles.
  • La flexibilité de l’équipe est améliorée lorsque des fichiers importants sont correctement localisés et nommés correctement. Ils peuvent être rapidement identifiés et utilisés dans les activités actuelles.
  • La connaissance de l’importance des fichiers peut se dégrader très rapidement après le départ du propriétaire. Il est primordial de travailler avec ces données au plus tard juste après le départ du propriétaire de façon a prendre facilement les bonnes décisions. Plus l’on attend, plus le risque d’accumuler des données personnelles de façon inaperçue augmente.
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