Que sont les frais de dépassement de capacité de stockage de M365 ?
Les abonnements M365 et O365 comprennent une capacité de stockage : 1 To partagé pour l’organisation et 10 Go supplémentaires par abonnement. Cela vaut pour les abonnements M365 E3 et E5, ainsi que pour les abonnements O365 E1, E3 et E5.
Si une organisation dépasse son droit au stockage, elle doit ajouter du stockage de fichiers supplémentaire à un taux d’environ 0,20 $ par Go et par mois (ou nettoyer l’empreinte de ses données, ou les deux).
En utilisant ces chiffres, une organisation avec 40 000 abonnements aura un droit de stockage de fichiers d’un peu moins de 400TB dans son locataire SharePoint ; 400TB avant qu’elle ne rencontre des frais de dépassement. Cela semble être une capacité importante. Si l’on se place du point de vue familier des centres de données et des serveurs de fichiers, on peut s’attendre à ce qu’elle dure longtemps. Mais M365 est différent.
Dois-je prévoir des frais de dépassement ?
Si vous vous posez encore cette question, c’est que vous faites partie des chanceux.
Pour une organisation qui a entamé une transition complète vers l’écosystème M365 il y a environ trois ans, Teams sera désormais établi comme l’espace de travail principal et SharePoint Online comme la principale plateforme de stockage de fichiers. La consommation de stockage va maintenant s’accélérer à des rythmes inhabituels et inquiétants, poussée par l’augmentation habituelle de la taille des fichiers, par les nouvelles opportunités de collaboration et de partage, et, plus significativement, par la façon dont SharePoint Online maintient les versions de fichiers (plus d’informations à ce sujet plus tard).
Disons que notre organisation hypothétique de 40 000 employés a commencé son voyage M365 en migrant 250 To de données de fichiers primaires vers la plateforme. À l’époque où ils utilisaient le stockage NAS, ils étaient habitués à un taux de croissance annuel des données modeste de 30 %. Mais le taux de croissance de SharePoint Online est tout à fait différent. Le directeur de l’espace de travail numérique a dû faire face pour la première fois aux frais de dépassement M365 vers la fin de la première année. À la fin de la deuxième année, les cadres de haut niveau seront familiarisés avec le terme, car le coût total de possession pour le stockage supplémentaire approche le million de dollars. À la fin de la quatrième année, si aucune mesure corrective n’est prise, l’organisation aura dépensé plus de 5 millions de dollars en frais d’encombrement M365. Et ce, en plus du coût des abonnements M365 eux-mêmes.
Pourquoi les taux de croissance sont-ils différents en M365 ?
La fonction Versioning de M365 est le principal facteur de croissance des données de fichiers de SharePoint Online.
Les nouvelles listes et bibliothèques sont désormais, par défaut, configurées pour conserver jusqu’à 500 versions de chaque fichier. Une nouvelle version est créée chaque fois qu’un fichier est enregistré (ou enregistré automatiquement), et chaque version compte entièrement dans la consommation de stockage. Ceci est très important : SharePoint Online ne stocke pas les changements entre les versions, il n’utilise pas la fonction Shredded Storage de SQL Server, le fichier complet est stocké à chaque fois. Par exemple, un fichier PowerPoint de 6 Mo, édité pour les fautes de frappe au cours d’une semaine, pourrait facilement exister maintenant en 500 versions avec une empreinte totale de données de près de 3 000 Mo.
Dans notre organisation hypothétique, nous avons supposé que le taux de croissance des données sous-jacentes restait de 30 % et que chaque nouveau fichier était stocké dans le backend sous la forme de trois versions de taille égale. La situation, et l’impact financier qui en résulte, peut évidemment être beaucoup plus dramatique.
Le graphique ci-dessous est tiré d’une campagne que Northern a menée avec un grand client européen en juin 2023. Il montre l’effet des versions historiques sur l’empreinte globale des données dans les 1000 premiers sites du client :
Across this company’s almost 1PB tenant, 72% of data was attributed to Historical Versions.
Comment les entreprises nordiques réduisent-elles les frais de dépassement du stockage ?
Le logiciel de Northern est utilisé pour découper l’historique des versions des fichiers les plus anciens.
L’enregistrement des modifications apportées à un fichier individuel est considéré comme de plus en plus redondant au fur et à mesure que ce fichier vieillit et qu’il devient un matériel de référence accepté et statique. En conservant les versions historiques pour les fichiers récemment modifiés et en les supprimant pour les fichiers plus anciens, le client peut toujours offrir la fonction Version aux utilisateurs, mais en la limitant aux scénarios dans lesquels elle est censée apporter une valeur ajoutée.
En travaillant avec chaque client, à l’aide d’analyses ciblées produites avec le logiciel de Northern, Northern fournit des recommandations sur le calendrier de conservation approprié, y compris les effets prévus. Lorsque le calendrier est approuvé, Northern supprime les versions historiques indésirables en conséquence.
Le calendrier de conservation ci-dessous est tiré de la même campagne de juin 2023 mentionnée ci-dessus :
| Plage de dates de modification (mois écoulés) | Versions historiques à conserver | TB ciblé |
| 0-3 mois | 10 | 33 |
| 3-6 mois | 5 | 29 |
| 6-12 mois | 1 | 95 |
| 12-24 mois | 1 | 167 |
| 24-36 mois | 1 | 40 |
| >36 mois | 0 | 41 |
| 406 |
En appliquant ce calendrier, le client est en passe de réduire de près de 50 % l’empreinte totale de ses données de fichiers (et de supprimer 100 % de ses frais de surcharge). Au moment de la rédaction du présent rapport, les travaux devaient être achevés fin août 2023, soit moins de trois mois après le début de la campagne.
Comment commencer ?
À un niveau élevé, les étapes sont simples :
- S’engager avec Northern.
Déployer le logiciel de Northern dans votre environnement.
Décider d’une stratégie de conservation des versions (guidé par les analyses produites dans le logiciel de Northern).
Deployer la stratégie avec la solution Northern.
Les résultats sont généralement obtenus au cours du premier mois suivant le début du projet.
Alors que les frais d’utilisation augmentent et qu’une solution est clairement présentée, il n’y a plus de temps ni de raison pour l’indécision. Contactez Northern et prenez rendez-vous pour commencer.