La solution Northern permettant de gérer des données non structurées peut être utilisée pour atteindre un large éventail d’objectifs. Cette section donne un aperçu de certaines pratiques de travail courantes établies chez des clients de Northern. Elles montrent aussi comment résoudre des problèmes de risques ou d’efficacité spécifiques tout en s’intégrant dans le workflow des entreprises.
Northern permet aux clients d’identifier et de réparer les pratiques défectueuses qui mettent l’organisation du mauvais côté de la loi en termes de données ou qui entraînent des inefficacités majeures.
Exemple:
Dans une grande institution financière nord-américaine, il a été déterminé que les utilisateurs récupéraient des fichiers à partir de systèmes de GED pour les réviser et les consulter. Les ébauches de travail et les copies de référence n’étaient pas supprimées lorsque ce travail était terminé. Les données sensibles étaient abandonnées dans des lieux non appropriés, augmentant les risques de l’entreprise.
Afin de réduire le délai de rentabilisation, Northern recommande que seules quatre à cinq pratiques spécifiques soient ciblées pour être améliorées dans un premier temps. Une fois les problèmes résolus, les clients abordent la série de pratiques de travail prioritaires suivante.
Exemple:
Chez un grand constructeur automobile japonais, le contrôle de la croissance était le premier domaine d’intervention. Après avoir introduit avec succès les politiques de quotas, le groupe de services informatiques s’est ensuite concentré sur la compréhension de la nature des données stockées ; pour cela un mécanisme de scanning avec revues régulières a été mis en place. Suite à cela, le client a décidé d’engager les propriétaires des données dans des processus de révision en mettant à leur disposition l’interface libre-service de Northern pour qu’elle soit utilisée par des responsables nommés (share owners) au sein de chaque entité.
Bonnes pratiques
Cette section présente certaines des pratiques les plus courantes mises en œuvre par les clients de Northern. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive, mais d’une idée du type de directives et de politiques nécessaires pour faire face à un comportement spécifique.
| • | Identifier et remédier aux pratiques de travail dangereuses Améliorer la gestion des données contenant, par exemple, des informations à caractère personnel, des mots de passe et d’autres informations confidentielles. |
| • | Amélioration de l’utilisation du service de fichiers Fournir des informations détaillées, spécifiques et incitatives permettant d’aider les utilisateurs à mieux nettoyer les espaces de stockage. Un autre exemple est l’aide à l’automation sur le système de fichiers pour traiter les fichiers d’un employé sortant de l’entreprise. |
| • | Satisfaire à des exigences d’audit spécifiques Mise en place de scans réguliers associés à un workflow spécifique engageant les parties prenantes afin d’améliorer la conformité aux lois et réglementations. |
| • | Intégrer les données sur le service de fichiers dans d’autres systèmes Intégration avec d’autres systèmes. Par exemple, indiquer aux systèmes de sécurité où se trouvent les fichiers contenant des données à caractère personnel. |
DEMARRAGE
Northern aide régulièrement à identifier et à hiérarchiser les besoins de l’entreprise au travers d’une analyse fine du système de fichiers. Cela se fait via le service d’analyse d’état de Northern. Téléchargez le descriptif de ce service.
