Vous avez du mal à tirer le meilleur parti des dossiers des membres qui ont quitté votre équipe?
Lorsqu’un collègue quitte votre équipe, la connaissance des fichiers qu’ils ont créés et utilisés part avec eux. Les fichiers orphelins sont la plupart du temps ignorés et accumulés au fil du temps. Cette stratégie mène au désordre au sein des partages ainsi qu’à la perte des données précieuses entrainant un travail de duplication.
Le fait que les utilisateurs, avant de leur transfert dans une autre équipe/ département, réexaminent et organisent leurs fichiers assure la protection de la valeur. De cette façon, l’équipe au sens large peut facilement inclure le travail déjà fait dans les futurs efforts. De plus, être capable de réexaminer des fichiers créés et utilisés par des collègues après leur départ donne accès à des détails importants et permet à la valeur latente d’être identifiée.
La solution Northern
Le départ d’un utilisateur est une étape importante dans le cycle de vie des informations créées par cet utilisateur. Certains fichiers doivent être supprimés, certains déplacés et le fichier doit être transféré de façon à appartenir à un responsable.
Le périmètre fonctionnel Gestion Distribuée des Données de Northern permet aux utilisateurs eux-mêmes (avant de partir) ainsi qu’au manager de l’utilisateur (ou au Data Steward concerné) de réexaminer et d’agir sur les fichiers appartenant à l’utilisateur qui vient de partir. Le fait d’avoir accès à des récapitulatifs ou à des listes de fichiers dans un portail libre-service permet de gérer de façon efficace et précise les données.
Avantages
Les données générées par les utilisateurs représentent une propriété intellectuelle, des stratégies, de la recherche et des idées qui guident le développement de l’entreprise. Implémenter un workflow qui assure que la valeur des fichiers de l’utilisateur n’est pas perdue lorsque ce dernier est transféré en dehors d’une équipe ou d’un département a des avantages significatifs:
| Les membres restants du groupe ne sont pas obligés de recréer les documents, les feuilles de calcul ou les présentations caché(e)s ou perdu(e)s dans des partages surchargés ou des partages individuels désormais inaccessibles. |
| La flexibilité de l’équipe est améliorée lorsque des fichiers importants sont correctement localisés et nommés correctement. Ils peuvent être rapidement identifiés et utilisés dans les activités actuelles. |
| La connaissance de l’importance des fichiers peut se dégrader très rapidement après le départ du propriétaire. Il est primordial de travailler avec ces données au plus tard juste après le départ du propriétaire de façon a prendre facilement les bonnes décisions. Plus l’on attend, plus le risque d’accumuler des données personnelles de façon inaperçue augmente. |
