オーナーシップの大切さ
どの組織単位がどのファイル共有、フォルダ、サイト、ドライブに責任を持つかを確立することは、データ移行や組織再編から買収や分割に至るまで、ほとんどすべての変革ワークフローに不可欠です。
データオーナーシップ、つまり所有者を明確にすることで、だれと話すべきかが明確になり、個人がもちうる情報と権限を統合し、組織化することができます。これは重要でいろいろな点でメリットがありますが、中でもユーザや業務が中断するリスクの低減をもたらします。混乱や停止を防ぐことは、組織や関係者にとって大きな意味を持ちます。このメリットだけでも、データ所有者を特定し、関与させるために必要な投資をすることが大切であると認識できます。
データ所有者を特定することで、組織に以下のような変革をもたらします：
- ユーザや業務に支障をきたすようなリスクの低減
- リスク改善計画がより具体的かつ効果的になる
- タイムラインが短縮され、より予測しやすくなる
- シニアマネジャーがイニシアチブを監視・指導しやすくなる
- ユーザー・エクスペリエンスが向上する
- 組織文化がデータ・スチュワードシップとリスク認識に向かう
データ移行
データ移行は、データ所有者の関与が重要なワークフローの一例です。データ所有者が移行対象データに関する洞察を持たないままデータ移行を計画・実行すると、運用上のリスクやプロジェクトの非効率性が生じます。データ所有者は、カットオーバーの最適な時期に関する重要な情報を提供し、移行ではなく削除が可能な冗長データを特定し、移行準備のための重要なアクション（Excelファイルのリンクの変更、暗号化の解除など）を実行します。データ所有者が主要な移行ステップに関与することで、リスクを軽減し、より予測可能な移行スケジュールを確保することができます。
所有者を特定する方法
Northernは、お客様がファイル共有やSharePointサイトの所有者を特定する際に、主に4つの方法で支援します：
各ファイルには所有者がおり、所有者に関する情報は通常 Active Directory から収集できます。ファイル共有やSharePointサイト内の各部署が所有するファイル数をまとめることで、その共有/サイトの最も可能性の高い所有者を特定することができます。
留意事項:
- 過去の移行でファイルの所有権が失われた可能性があり正確な所有者を特定できない可能性があります（現在、多くのファイルはシステムまたは管理アカウントが所有しているなど）。
- 共有/サイトに、放棄されたファイルが蓄積されている場合- すでに組織から離脱したユーザーが所有するファイルが残されている場合は、所有権のイメージを混乱させる可能性があります。
過去30日、60日、90日以内に作成されたファイルのみをスコープに入れることで、現在共有/サイトを使用しているグループ/部署がどこかを明確に把握することができます。このグループは、サイト/共有で行われた作業によって最もすぐに影響を受ける可能性があります。
留意事項:
- 活動レベルが非常に低いシェアやサイトには、この方法はあまり有効ではないかもしれません。
管理者でないにも関わらず、共有/サイトへの書き込みアクセス権を持っているグループがどこかを確認し、リストアップすることで、所有権を明確に把握することができます。アクセス権が必要最低限のみに設定されていると仮定すると、どのグループがどこの各共有/サイトに対して責任を持たなければいけないのかについてはほとんどの場合で明らかなはずです。
留意事項:
- ただアクセス権限の設定が、必ずしも必要最低限の設定にされているとは限りません。
ファイル所有権、パーミッション構成、および共有/サイトのコンテンツに関するメトリクスの組み合わせなど。対象となる共有/サイト内のファイルを所有するグループに関する情報と、アクセス権に関する情報、および共有/サイトのコンテンツに関する情報を組み合わせることで、1つのアプローチだけでは明確わからないような状況でも、所有者を明確にすることができます。
留意事項:
- さまざまな情報（アクセス権、所有権、オブジェクトのコンテンツ）を合成するのは時間がかかるため、この高度な方法は大量の共有にはあまり実用的であるとはいえません。
最も簡単な方法（アプローチ#1）から始め、必要な場合にのみより高度な方法に移行することで、お客様は大半のケースの所有者像を迅速に構築することができます。この所有者像は、コミュニケーションを確立するために使用することができ、並行して、より高度な方法を使用して残りのケースの所有者を特定することができます。
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